ビジネスに最適なITソリューションの選択は、決して安易に決めてしまってよいものではありません。金銭的な面だけではなく、調達や購入のプロセスにおいても、かなりの会社のリソースを割り当てているはずです。 

Hershey’sやNikeのように、自社の要件を正確に把握することが重要であり、それを誤ると大きな損失を被る可能性があります。ある多国籍の菓子ブランドは、112万ドルをかけて新しいERPソフトウェアを導入しましたが、極めて重要なハロウィーンシーズンまでに在庫の移管が間に合わなかったために、1億ドル以上の売上を失うこととなりました。同様の問題で、大手スポーツウェア企業は1億ドル以上の損失を出し、さらにいくつかの訴訟を起こされ、株価は20％下落しました。 

言うまでもなく、新しいソフトウェアシステムの購入は、単に企業の機能要件を満たすだけでなく、ビジネスにもたらす価値も大切です。未来の時間、費用、そしてフラストレーションを軽減するために、最初から正しい選択をすることが不可欠なのです。 

ソフトウェアの仕様

特定の製品やサービスに決める前に、それによって解決しようとしている問題を、すべての関係者（エンドユーザーから調達チームまで）が明確に理解しておく必要があります。また、その企業が日常的に直面している問題についても考慮すべきです。 

こうしたニーズを把握することで、ソフトウェアの要求仕様書を作成することができます。例えば、そのソフトウェアの特徴や機能は、企業の成長に伴うニーズに対応できるか、既存のレガシーシステムとシームレスに統合できるか、特定のニーズに応じてどれだけ簡単に設定できるかなどを知ることが重要です。このような知識を持つことで、調達担当者は、そのソリューションが自分たちのビジネスに適しているかどうかを理解するのに有利な立場を築くことができるようになるのです。

費用と課題

ソフトウェア・ソリューション・プロバイダーは、ぱっと見てわかりやすい魅力的な機能やアドオンでお客様を引き付けようとすることがよくあります。これらのソフトウェアが実際に要件を満たしているかどうかを判断するには、上記の課題を優先度と緊急度に従ってリストアップし、検討中のソフトウェアが対処できるかどうか、対処できる場合はどのように対応可能かを確認する必要があります。そうすることで、魅力的な追加機能に気を取られることなく、その潜在的なビジネス価値に集中することができるはずです。 

購入予算を立てる際には、事業規模や関わる人的資本も考慮しましょう。新しいテクノロジーの導入は、少なくとも短期的に、ビジネスのやり方に影響を与える可能性があります。導入にかかるコストは、金銭的な面とそれにかかる時間の両方を考慮に入れておく必要があります。

また、新しいシステムを使いこなすためにトレーニングが必要になることも少なくありません。さらには、継続的なメンテナンス、ソリューションの拡張に伴う設定やアドオンの必要性、そしてもちろん、ソフトウェアの価格や更新頻度も考慮する必要があります。 このような要素を調達サイクルの最初に考慮しておくことで、将来的に不愉快な事態を避けることができます。 

ユーザーの声

ソリューションがどのようにニーズを満たすかイメージでき、それがCAPEXとOPEX両方の予算内に収まることが確信できたら、それをテスト導入して見た目と使い勝手を確認することも価値があります。プロジェクトに関わる主要なユーザーと技術チームは、実装、統合、および使用がどの程度簡単であるか（あるいはそうでないか）を理解しておく必要があります。 

類似した課題を共有し、同じようなビジネス効果を求めている同業他社の事例やリファレンスコールを依頼してみましょう。実際のユーザーの声は、ベンダーの営業資料に載っていないような洞察を与えてくれることが多いものです。もしベンダーが多くの満足した顧客を持ち、喜んで導入効果について話してくれるなら、それは購入候補者の背中を押してくれるでしょう。 

そして、そのベンダーの活動の全体像がわかるまで、質問を続けることです。最も有益なソリューションを可能な限り低価格で提供しているベンダーを選んだ、理想的には良好なサプライヤー関係を築けるベンダーを選んだと確信した時点で、最終決断を下すべきです。 

適切なソリューションと、それに関連する適切なベンダーを選択することは、非常に重要な決定です。十分な検討もせず、リストの一番上にあるからといった理由でソリューションを選ぶのはよくありません。お客様のビジネス要件に最も適したシステムを購入するために、慎重に検討を重ねる必要があります。決断を急ぐと、長期的にはコストがかかることになります。プロバイダーに適切な質問をし、コスト、生産性への影響、適合性、そして最も重要なことですが、その製品やサービスが提供する価値などの要素を明確にしていくことが、賢明な投資につながります。