企業内には、データを集約、管理するための多様なソリューションが活用されており、それらのソリューションの連携が必須です。例えば、エンタープライズコンテンツ管理（ECM）や商品情報管理（PIM）、デジタルアセット管理（DAM）、文書管理システム（DMS）とは？
本記事では、これらのソリューションの違いと、それぞれの導入で解決できる課題について整理します。
エンタープライズコンテンツ管理（ECM）
ECM（Enterprize Content Management）ソリューションは、企業の請求書や取引明細書などのビジネスクリティカルな非構造化文書の保存、管理、配布を支援します。
ECMの活用シーン
- ヘリコプター製造業者
世界でも最大手のヘリコプター製造業者は、大規模な文書を集約および形式化し、800ページに及ぶヘリコプターメンテナンス記録書を簡単に作成する方法を求めていました。データは、400近いインスタンスとシステムに保存されていたので、ECMソリューションを使用するまではそれらの情報を1つの文書に記録し、集約することが不可能に思われていました。
- 電気通信事業者
ある電話会社は、電話料金明細書について、顧客の体験を改善したいと考えていました。同社はECMソリューションを利用して、使用量（SMSおよび通話）、プロファイル（個人情報）、マーケティング（ロイヤルティポイント）、法的情報などの情報を集約・整理しました。ECMにより、同社は顧客に送付する情報をカスタマイズすることができ、商品を紹介または宣伝するためのプラットフォームを効果的に構築しつつ、強く求められていた顧客の消費傾向に関するインサイトを提供することができました。
商品情報管理（PIM）
PIM（Product Information Management）ソリューションは、商品に関するあらゆる情報を集約および管理し、すべてのチャネルに効率的に配信することを可能にします。
通常、企業は技術およびマーケティング関連の多数の商品データを保持しており、それらはさまざまな形式で複数のリポジトリに保存されています。PIMソリューションのデータモデリング機能により、すべての商品データを標準化し、それらの特徴や構成を整理し、分類できます。その後、商品データは単一の中央リポジトリに集約でき、組織内外に正確な商品データを配信することが可能になります。
PIMの活用シーン
- 食品業界
規制の厳しい食品業界には複雑な商品情報の要件があり、ブランドは商品の化学的性質、成分、および原材料を公表する必要があります。また、情報は国際または国内市場で入手可能にする必要があります。PIMのデータモデリング機能により、ブランドは区分やカテゴリーを作成でき、同時に商品情報の正確性と関連性を確保できます。数カ国で販売されている場合、顧客の要望に応えるためにコンテンツを自動的に翻訳しローカライズすることができます。
デジタルアセット管理（DAM）
一方で、DAM（Digital Asset Management）ソリューションは画像や動画などのデジタルリソースの保存と管理の一元化を実現するため、クリエイティブ/マーケティングチームが安全かつ簡単にデジタルアセットを検索、改善、配信することができます。
中央リポジトリは、プロセスの改善と広告キャンペーンやその他マーケティング活動におけるクリエイティブなコラボレーションの促進を支援します。
PIMとDAMは補完的なソリューションで、しばしば組み合わせて使われます。PIMで商品情報を管理し、DAMのデジタルコンテンツと簡単に関連付けできます。
文書管理システム（DMS）
DMS（Document Management System）は、電子文書および画像の保存、管理、追跡を可能にします。このソリューションにより、古いプロセスを廃止し、文書のデジタル化を加速し、法的コンプライアンスを確保できます。欧州では、コンサルタント系企業はセキュリティ上の理由からDMSソリューションを介して法的文書および機密文書（契約書、給与明細書など）を提出するよう政府から要求されるため、DMSはタイムリーなソリューションです。多くの場合、DMSは電子署名または証明書と関連付けられます。
DMSの活用シーン
- デジタルセキュリティ
現在、Eメールは無形のエビデンスとみなされています。しかし、Eメールは改変や偽造が可能です。DMSは、文書の安全なやりとりやバージョン管理によってこの問題を解決します。給与明細書については、紙での保存を廃止し、電子的に保存できます。
- 租税制度
フランスの租税制度では、特定の場所に保存するなどの数々の制約を満たすことで、文書の電子化が認められています。DMSは、コンプライアンスを通じて文書をデジタル化し、法的な制約を解決します。
まとめ
本記事では、4つのソリューションの役割の違いを解説しました。ECMは取引データを扱い、PIMとDAMは商品データを扱い、DMSは文書のデジタル化と保護を行います。これらのソリューションの業務用途は異なりますが、データの単一のレポジトリを推進することで、データの集約・管理・配信の効率化を実現します。さらに、データ品質を向上し、コスト削減とリードタイムの削減のほか、より簡単にコンプライアンス対応を実現します。
デジタルビジネスがさらに加速する今、商品をより早く市場に投入し、顧客体験の最適化を目指す企業にとって、商品データの効率的な管理・活用を実現するPIMとDAMがますます重要なデータ基盤になっています。PIMとDAM活用について関連資料をご覧いただき、ご質問などがあればお気軽にご相談ください。
