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Was ist PIM und wie kann es Ihr Leben verändern?

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Was ist PIM und wie kann es Ihr Leben verändern? - ©iStockphoto.com/ko_orn

PIM Deep Dive: Was ist PIM?

Product Information Management (PIM) ist ein Prozess, bei dem es um das Verwalten und Bereitstellen umfangreicher, genauer, vollständiger und relevanter Produktinhalte über mehrere Vertriebskanäle geht. Im Kern geht es dabei um Produktdaten, die intern erstellt oder aus verschiedenen Quellen in unterschiedlichen Formaten bezogen werden. Dabei besteht die Gefahr, dass die Daten ungenau, veraltet, isoliert oder doppelt vorhanden sind. An dieser Stelle kommt eine Product Information Management- Lösung ins Spiel. Diese fungiert als zentrale Drehscheibe für Produktdaten. Sie vereinfacht die Verwaltung und Verteilung von Produktdaten in verschiedene Vertriebskanäle (E-Commerce-Seiten, Printkataloge), Marktplätze (Amazon, Google Shopping, Alibaba oder Rakuten) und Partnernetzwerke.

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Eine PIM-Lösung bietet eine Reihe von Vorteilen, darunter:

  • optimierte interne Prozesse
  • schnellere Reaktion auf Marktveränderungen
  • stärkere Beziehungen zum Partnernetzwerk
  • beschleunigte Time-to-Market
  • erhöhter Traffic auf Produktseiten
  • verbessertes Kundenerlebnis
  • höhere Umsätze bei gleichzeitiger Stärkung der Kundenbindung
  • weniger Retouren

Diese Vorteile sind möglich, weil...

  • Produktdaten aus verschiedenen Quellen wie ERP, CRM, Datenpools, DAM-Lieferanten- und Verkäuferquellen und anderen Dateisystemen in einer einziger Datenplattform importiert, integriert und konsolidiert werden können.
  • Produktdaten zur Verbesserung der Qualität und Vollständigkeit validiert und bereinigt werden können.
  • alle erforderlichen Prozesse eingerichtet werden können, um Produktdaten in vertrauenswürdige Produktinformationen umzuwandeln, um diese im gesamten Unternehmen gemeinsam zu nutzen und abzurufen.
  • Produktinhalte lokalisiert und angereichert werden können, um sicherzustellen, dass länderübergreifend alle Kunden gezielt und konsistent angesprochen werden.
  • ansprechende, aktuelle und genaue Produktinformationen über alle Kanäle – E-Commerce-Websites, digitale und gedruckte Kataloge, mobile Apps, Marktplätze und Händler – geliefert werden können.

Wann ist PIM kein PIM?

Es ist leicht, bestehende Systeme zu verwechseln und sie für eine PIM-Lösung zu halten. Folgende Systeme sind kein PIM:

  • Ein ERP-System

ERP steht für Enterprise-Resource-Planning. Es wird zwar zur Verwaltung der täglichen Geschäftsaktivitäten eingesetzt und gilt laut Oracle als "zentrales System, das verschiedene Prozesse miteinander verbindet und den Datenfluss zwischen ihnen ermöglicht", ist aber kein PIM-System.  

  • Ein CRM-System

Ein CRM-System (Customer Relationship Management) steuert das Kundenmanagement, das nicht zu den PIM-Funktionen gehört. Dennoch hilft ein PIM-System Unternehmen, ihr Kundenwissen zu maximieren, um relevante und aktuelle Kundenerlebnisse zu bieten. Kundenmanagement ist eine Aufgabe, die ein eigenes, unabhängiges System erfordert.  Aber warum eigentlich?

  • Ein Inventory Management System

Ein Inventory Mangement System kann eines der vielen Systeme sein, die an eine PIM-Lösung angebunden werden können. Unternehmen verwalten damit Lagerbestände, Aufträge, Verkäufe und Lieferungen.

  • Ein DAM-System

Ein Digital Asset Management (DAM)-System verwaltet alle digitalen Assets eines Unternehmens. Es speichert, organisiert, findet und ruft digitale Bilder, Videos und Dokumente ab. Eine DAM-Lösung ist in der Regel eine eigenständige Komponente, die mit PIM integriert genutzt werden kann.

  • Ein Katalogmanagement-System

Ein Katalogmanagement-System unterscheidet sich von einem PIM-System, da es sich auf das Anreichern und Veröffentlichen von Daten beschränkt (d. h. Hinzufügen/Bearbeiten von Produktbeschreibungen, Attributen, Bildern usw.). Ein PIM-System geht in seinem Funktionalitäten weit darüber hinaus: vom Daten-Onboarding, über Datenqualitätskontrolle, Personalisieren, und Syndizieren bis hin zur Veröffentlichung.

Wer gewinnt das Rennen um die Produktinhalte?

Dank der vielen Touchpoints und Kanäle können Kunden heutzutage leicht nach der richtigen Marke suchen, die genau die gewünschten Informationen liefert. Produktinformationen sind nur dann relevant, wenn die Kunden die Informationen sehen können, die sie für ihre Kaufentscheidung benötigen. Und laut Forrester sind Erlebnis, Auffindbarkeit und Informationen allesamt inhaltsbezogene Faktoren, die das Kaufverhalten der Verbraucher beeinflussen. Unvollständige, ungenaue und unzureichende Inhalte können bei den Kunden den Eindruck erwecken, dass sie unrealistische Erwartungen haben. Dem Kunden wird damit eine fehlerhafte Darstellung des Unternehmens vermittelt.

Objektiv gesehen ist es nicht leicht, qualitativ hochwertige Produktinhalte zu gewährleisten. Das Aufrechterhalten qualitativ hochwertiger Produktinformationen ist eine große Herausforderung, insbesondere für Unternehmen ohne eine PIM-Lösung. Hier sind einige Gründe:

  • große Menge an Produktinformationen
  • veraltete Produktinformationen
  • unübersichtliche Produktbestände
  • geringe Datenqualität und inkonsistente Daten in verschiedenen Kanälen
  • manuelle Prozesse und veraltete Systeme
  • langsame Bereitstellung von Produktinhalten für verschiedene Kanäle

Unternehmen sollten die Bedeutung eines optimierten Produktinhalts nicht unterschätzen, da er eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens spielt. In einem Bericht von Forrester heißt es, dass „PIM ein integraler Bestandteil für das Managen von Produktinhalten während der gesamten Customer Journey ist“. Unternehmen, die ein PIM nutzen, können mehr Kunden ansprechen, in neue Märkte schneller expandieren und letztendlich im Rennen um die Inhalte gewinnen.

Das Zeitalter des Kunden in den Vordergrund stellen

Ein weiteres Beispiel ist die Konfrontation der ständig wachsenden Nachfrage der Kunden nach einem stärker personalisierten Erlebnis. Mit der kontinuierlichen Weiterentwicklung neuer Technologien sind die Kunden in der Lage, jedes Unternehmen in allen Branchen zu verändern. Sie sind heute mobiler, greifen auf mehr Bewertungen zurück und kaufen online mehr als je zuvor.

Vorbei sind die Zeiten, in denen Unternehmen ihre Geschichte vorgeben - jetzt haben die Kunden die Macht darüber. Sie erwarten, dass die Unternehmen sie an jedem Touchpoint gut genug kennen, um ihre Bedürfnisse vorhersagen zu können. Und wenn die Erwartungen der Kunden nicht erfüllt werden, kann das eine düstere Zukunft bedeuten.

Die von den Kunden geforderte Personalisierung bereitzustellen, ist heute entscheidend. Gartner sagt jedoch voraus, dass bis 2025 80 % der Unternehmen, die in Personalisierung investiert haben, ihre Bemühungen aufgrund mangelnder Rentabilität, Herausforderungen beim Managen der Kundendaten oder gar beidem einstellen werden. Liegt es vielleicht an der fehlenden Integration von Systemen, die Product Information Management vereinfachen und die Anforderungen an Personalisierung erfüllen können? Welche Rolle wird ein PIM-System für Unternehmen spielen, die sich auf den Kunden einstellen wollen?

Was zeichnet ein gutes PIM-System aus?

Die meisten PIM-Lösungen bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten und Funktionen für Product Information Management. Aber was macht ein gutes PIM-System aus? Bei der Suche nach einer PIM-Software sind die folgenden Punkte besonders wichtig:

  • Zentrales und medienneutrales Datenmanagement

Gute PIM-Lösungen ermöglichen das individuelle Anpassen von Produktinformationen in Kategorien und Hierarchien, um Daten besser von nur einem zentralen Ort aus zu verwalten. Neben der Möglichkeit zur Nutzung strukturierter und unstrukturierter Inhalte, muss das System in der Lage sein, Produktdaten vor der Veröffentlichung in verschiedenen Kanälen zu bereinigen und anzureichern.

Wesentliche Mindestanforderungen: Onboarding, Hierarchieverwaltung, Datenmodellierung, Vererbung und Datentransfers, Produktvarianten und -sortimente.

  • Qualitätskontrolle

Eine PIM-Lösung sollte in der Lage sein, die Datenqualität zu verbessern und zu automatisieren. Validierungsregeln für Attribute und Workflows, Versionskontrolle und Berichte über die Datenqualität sind einige der Funktionalitäten, über die ein leistungsfähiges PIM verfügen sollte. Darüber hinaus sind ein rollenbasierter Zugriff und Rechte auf Benutzerebene unerlässlich, wenn mehrere Mitarbeiter in einem Team arbeiten.

Beispielhafte Funktionalitäten: Daten-Governance, Daten-Verwaltung

  • Lokalisierungsfähig

Eine gute PIM-Lösung sollte über eine lokale Verwaltungsfunktion verfügen, die Produktinhalte für mehrere Märkte effizient übersetzt und unnötige Wiederholungen von Übersetzungen und damit verbundene Kosten reduziert. Die Lokalisierung kann genutzt werden, um auf den globalen Markt zu expandieren und sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen.

  • Automatisierung von Workflow und Veröffentlichung

Das Verwalten und Veröffentlichen von Tausenden von Produkten ist ohne Automatisierung sehr zeitaufwändig. Ein Must-have ist hier ein effizientes Workflow-Management. Es sollte den Benutzern die Möglichkeit geben, den Workflow zu kontrollieren, um die Qualität der Daten vor der Veröffentlichung sicherzustellen. Die Benutzer legen die Arbeitsabläufe fest und das System erledigt die restliche Arbeit.

Beispielhafte Funktionen: Dashboard, Aufgabenübersicht, Previews, Benachrichtigungen

  • Intuitive und benutzerfreundliche Schnittstelle

Ein PIM-System kann noch so gut sein. Aber wenn es nicht einfach zu bedienen ist, wird der Benutzer nicht alle Vorteile nutzen können. PIM-Systeme sollten mit wenig Aufwand zu verstehen und zu nutzen sein. Dafür sollte die Navigation intuitiv sein. Der Lernaufwand sollte gering sein – damit das System auch vollumfänglich genutzt wird.

Beispiele für Funktionen: Suchen und Finden, Massenbearbeitung

  • Integration

Ein PIM-System wird nicht alle bestehenden Systeme ersetzen, daher muss es flexibel sein und sich in jede Plattform integrieren lassen. Ein gutes PIM-System sollte mit verschiedenen Konnektoren kompatibel sein und sich in die meisten Anwendungen von Drittanbietern wie E-Commerce-Sites (z. B. Shopify) oder in das System eines Lieferanten integrieren lassen.

Beispielhafte Funktionen: Syndizierung und Veröffentlichung in Front- und Back-End-Systemen wie ERP, CRM usw.

  • Modular

Die meisten PIM-Systeme werden in Modulen oder mit funktionalen Komponenten angeboten. Der Preis hängt von den Modulen, den Funktionen, der Anzahl der Benutzer oder den benötigten Konnektoren ab. Eine solide PIM-Lösung kann allein funktionieren, aber Elemente wie ein DAM können die Gesamtfunktionalität erweitern und ansprechende und umfangreiche Produktinhalte liefern.

Beispielhafte Module: DAM, MDM, PXM 

 Die Wahl des richtigen PIM

Bevor Sie sich mit einer PIM-Software befassen, müssen Unternehmen zunächst prüfen, ob eine PIM-Lösung für Sie geeignet ist. Diese Punkte können Aufschluss geben:

  • Verwalten Sie große Mengen an komplexen Produktdaten?
  • Verkaufen Sie Produkte über mehrere Kanäle?
  • Erfassen Sie Daten von verschiedenen Lieferanten und Quellen?
  • Verwenden Sie mehrere Systeme und manuelle Prozesse?
  • Ändern Sie Ihr Produktangebot mehrfach?

Das Verwalten von Produktdaten wird mit dem Wachstum des Unternehmens noch komplexer. Mit einer robusten PIM-Lösung verfügen Unternehmen über eine solide Grundlage für ein zukunftsfähiges Unternehmen.

Bringen Sie Produkte schneller auf den Markt, schaffen Sie Konsistenz über alle Kanäle hinweg und optimieren Sie Ihre Produktinhalte und die damit verbundenen Erlebnisse mit der cloudbasierten Product Expierence-Lösung von Contentserv.