Wie erstellt man SKUs? Oder: Was ist der beste Weg? – ERP vs. PIM
Bei jeder Technologieeinführung kommt der Moment, an dem eine der wichtigsten Entscheidungen getroffen wird. Bei der Implementierung einer PIM- bzw. Product Information Management-Lösung ist dies oft der Moment, wenn der wirtschaftliche Nutzen, Produktinformationen in einem zentralen Repository zu sammeln, zu verwalten und anzureichern, nachgewiesen ist.
Wie wir in unserem Blogartikel "Wie unterstützt Product Information Management im E-Commerce?" erläutern, beruht dieser kommerzielle Nutzen in der Regel auf der Art und Weise, wie ein PIM-System Marken und Händlern dabei hilft:
- Prozesse zu optimieren und Aufgaben zu vereinfachen
- Datenqualität zu verbessern
- eine zentrale „Single Source of Truth“ für Produkte zu schaffen
- Time-to-Market über mehrere Kanäle zu beschleunigen
- Personalisierte Einkaufserlebnisse zu schaffen
Dies sind gewichtige Gründe für Investitionen, doch sobald die Entscheidung für die Einführung eines PIM getroffen wurde, rücken andere Fragen rund um die Umsetzung in den Mittelpunkt. Diese sind oft detailliert und komplex, drehen sich aber häufig um die folgenden beiden Fragen:
- Wie wird das PIM mit der vorhandenen Technologie zusammenarbeiten, z. B. mit dem ERP-System (Enterprise Resource Planning) eines Unternehmens?
- Wie wird sich die Implementierung eines PIM auf die Art und Weise auswirken, wie das Unternehmen tagtäglich mit seinen Daten umgeht?
Eine Möglichkeit, diese Fragen zu beantworten, besteht darin, sich auf die Erstellung von SKUs zu konzentrieren.
Sollten Unternehmen SKUs innerhalb eines bestehenden ERP-Systems oder innerhalb eines PIM erstellen?
Diese Frage stellen sich viele Händler und Markenhersteller bereits zu Beginn der Anschaffung eines PIM. Es ist leicht zu verstehen, warum. Wenn man den Überblick über die SKUs verliert, wird eine so einfache Aufgabe wie das Auffüllen eines Geschäfts oder Lagers schnell unüberschaubar. Unternehmen, die kein PIM-System haben, legen diese SKUs in der Regel im ERP-System an, so dass sie frühzeitig erkennen, ob Prozesse geändert werden müssen.
Zunächst einmal muss man feststellen: Ein PIM-System ist in der Regel ein flexibles System, das mit dem ERP-System „kommunizieren" kann. Es besteht also keine dringende Notwendigkeit, dies zu ändern. Dies ist jedoch eine aufgabenorientierte Betrachtungsweise der Problematik. Ein anderer, wohl fruchtbarerer Ansatz ergibt sich aus einer anderen Frage: Welche Arten von Daten werden im ERP und im PIM vorhanden sein?
Normalerweise ist es sinnvoll, dass das ERP-System für die Artikelnummer eines Produkts oder einer Dienstleistung, den Preis und die Daten zu Lagerbeständen und Lieferzeiten „zuständig" ist. Warum dies ändern, wenn es funktioniert? Die Frage, wo eine SKU erstellt werden soll, ist eigentlich zweitrangig. Das ist eine gute Nachricht für Unternehmen, bei denen es einfach ist, eine SKU in einem bestehenden ERP-System zu erstellen.
Was aber, wenn es nicht einfach ist, eine SKU innerhalb des ERP zu erstellen?
Hier kommt die Flexibilität eines PIM-Systems ins Spiel. Nehmen wir das Beispiel eines Händlers, der Produktdaten von mehreren Unternehmen erhält. Diese Daten kommen wahrscheinlich in verschiedenen Formaten an - Excel-, CSV- und XML-Dateien -, doch ERP-Systeme wurden traditionell für die Verarbeitung strukturierter Betriebsdaten konzipiert – nicht für die Aufnahme von Daten aus einer Vielzahl unterschiedlicher Quellen. Das macht sie für diese Art von Aufgaben weniger effizient.
In diesem Fall kann es sinnvoller sein, die Informationen zunächst in das PIM zu importieren, vor allem, wenn ein Lieferant Daten über sein gesamtes Sortiment anbietet, einschließlich Produkten, die der Händler nie auf Lager haben wird. Hier kann es besser sein, die relevanten Produkte auszuwählen und die SKUs im PIM zu erstellen, als das ERP mit unerwünschten Daten zu überfrachten. Die SKUs können dann in das ERP-System übertragen werden, um z. B. die Artikelnummerierung und Preisgestaltung zu übernehmen. In diesem Szenario werden Informationen zwischen den beiden Systemen ausgetauscht.
Was die Lieferanten oder Hersteller betrifft, so werden nicht alle von ihnen entworfenen Produkte auf den Markt kommen. Nehmen wir das Beispiel eines Modeunternehmens, das an einer neuen T-Shirt-Kollektion gearbeitet hat. Auf einer Messe stellt sich heraus, dass nur die Hälfte der Entwürfe auf dem Markt gut ankommen wird.
Anstatt SKUs in einem ERP für Produkte zu erstellen, die niemals der Öffentlichkeit angeboten werden, ist es sinnvoller, zunächst im PIM zu arbeiten und die Produkte erst dann in das ERP zu exportieren, wenn sie kurz vor der Markteinführung und dem Verkauf stehen.
In jedem dieser Fälle hängt die endgültige Entscheidung vom besten Arbeitsablauf ab. Der springende Punkt ist: Die Verwendung einer PIM-Lösung in Verbindung mit einem ERP-System bietet dem Händler oder der Marke mehr Flexibilität bei der Wahl der effizientesten Methode zum Verwalten der Daten.
Kann die Preisgestaltung innerhalb eines PIM-Systems verwaltet werden?
Wie flexibel ein PIM sein kann, lässt sich am Beispiel der Preisgestaltung verdeutlichen. Wie wir bereits festgestellt haben, werden die meisten Unternehmen Preisdaten im ERP-System speichern. Diese können dann in das PIM exportiert werden, und zwar auf einer Nur-Lese-Basis. Es kann jedoch Fälle geben, in denen es einfacher ist, dies innerhalb des PIM zu tun.
2020 hat die deutsche Regierung die Mehrwertsteuer von 19 % auf 16 % gesenkt. Für viele Unternehmen war dies unerwartet schwierig zu handhaben. Es bedeutete, dass sie den Preis für jede einzelne Artikelgruppe im ERP-System ändern mussten und führte dazu, dass sich die Unternehmen stattdessen für einen Abzug von 3 % an der Kasse entschieden.
Dieses Szenario lässt sich oft leichter in einem PIM verwalten, wo der Abzug der 3 % leicht automatisiert werden kann. Solch ein Ansatz lässt sich auch auf Rabatte oder auf Artikel anwenden, die nach Gewicht oder Volumen verkauft werden. In diesem Fall verwaltet das ERP-System zwar den endgültigen Verkaufspreis pro Einheit, bietet aber keine Möglichkeit, den Grundpreis pro Kilogramm oder Liter zu berechnen - eine entscheidende Information für die Vermarktung Ihrer Produkte.
Flexible Kommunikation
Kurz gesagt, alle oben genannten Möglichkeiten zur Erstellung von SKUs sind praktikabel und können sogar beliebig kombiniert werden, um einen hybriden Ansatz zu schaffen. Letztendlich hängt die Wahl davon ab, wie das PIM in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens integriert wird und welche Anforderungen es hat. Es gibt jedoch einen Ratschlag, der allem, was wir hier gesagt haben, zugrunde liegt: Daten müssen von einem System in ein anderes und wieder zurück wandern können. Darüber hinaus müssen Daten aus anderen Systemen integriert werden können, anstatt nur in eine Richtung zu wandern.
Das mag einfach klingen, aber die Schaffung effizienter Arbeitsabläufe beruht auf dieser Idee. Nehmen wir als Beispiel die Anbindung eines Online-Shops oder Marktplatzes. Es mag sinnvoll sein, solche Syndizierungsprozesse dem PIM zu überlassen und sie so weit wie möglich zu automatisieren.
Was aber, wenn das Unternehmen verschiedenen Kunden unterschiedliche Preise anzeigen muss? Was ist, wenn unterschiedliche Produktdaten in verschiedene Kanäle eingespeist werden müssen? Ein Ansatz besteht darin, dass das PIM die Kommunikation mit Software von Drittanbietern und die Syndizierung übernimmt und einen Befehl an das ERP-System auslöst, um die Preisinformationen bereitzustellen und so diese beiden unterschiedlichen Datenströme zu integrieren.
Auch hier gibt es nicht den einen „richtigen" Weg, ein PIM in ein bestehendes Technologie-Stack zu integrieren. Genauso wenig gibt es eine „richtige" Art und Weise, wie SKUs zu erstellen. Die Stärken eines PIM liegen in seiner Flexibilität, wie es Ihre bestehenden Systeme ergänzen und die Arbeitsabläufe in allen in diesem Blogbeitrag beschriebenen Szenarien verbessern kann – und viele weitere, die wir noch gar nicht erwähnt haben.
