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Warum Data Governance für DAM wichtig ist

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Warum Data Governance für DAM wichtig ist

Laut Gartner ist Data Governance „die Festlegung der Entscheidungsrechte und des Rahmens für die Rechenschaftspflicht, um ein angemessenes Verhalten bei der Bewertung, Erstellung, Nutzung und Kontrolle von Daten sicherzustellen …“. Kurz gesagt ermöglicht sie Unternehmen, ihre Daten zu verwalten, zu nutzen und zu schützen, und hilft ihnen, die relevanten Vorschriften einzuhalten.

Digitale Assets wie Bilder, Videos und entsprechende Textinformationen sind natürlich eine Form von Daten. Data Governance sollte daher ein wesentlicher Bestandteil der Digital Asset Management (DAM)-Strategie eines Unternehmens sein, um sicherzustellen, dass die Daten effizient, sicher und im Einklang mit den allgemeinen Strategien und Zielen des Unternehmens verwaltet werden.

„Single Source of Truth“

Eine Data-Governance-Strategie ist für die Verwaltung der digitalen Assets eines Unternehmens unerlässlich. Sie regelt, wie diese Daten erstellt, gespeichert, gemeinsam genutzt und – letztendlich – entsorgt werden. Dadurch hilft sie Unternehmen, die Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz ihrer Daten zu gewährleisten. Ein gut geplanter Data-Governance-Rahmen deckt strategische, taktische und operative Rollen und Verantwortlichkeiten ab. Dieser definiert zudem klare Rollen in Bezug auf bestimmte Assets und stellt sicher, dass Verantwortung und Rechenschaftspflicht im gesamten Unternehmen vereinbart sind.

Nirgendwo werden die Vorteile einer effektiven Data-Governance-Strategie besser sichtbar als in der Art und Weise, wie sie eine konsistente Übersicht über – und eine einheitliche Terminologie für – die digitalen Assets eines Unternehmens bieten kann. Alle Assets können mit Tags versehen werden, um diese schnell und einfach zu identifizieren und wieder aufzufinden. Das System würde jedoch schnell zusammenbrechen, wenn Benutzer mit Zugriff auf die digitalen Assets selbst Namen vergeben würden. Es wäre nahezu unmöglich, ein bestimmtes Asset wiederaufzufinden. Daher ist eine Governance erforderlich, die sicherstellt, dass alle Assets einheitlich und anhand eines vorgeschriebenen Systems von Vokabular, Taxonomie und Metadatenstandards gekennzeichnet werden.

In einer Data-Governance-Strategie wird auch festgelegt, wie Assets gespeichert werden. Die Etablierung einer „Single Source of Truth“ minimiert das Risiko von Fehlern, die beispielsweise durch die Verbreitung mehrerer Versionen von Daten entstehen. Sie kann Unternehmen eine wertvolle Datenübersicht liefern. Mit einer „Single Source of Truth“ erhalten alle Beteiligten eine 360-Grad-Ansicht auf die digitalen Assets des Unternehmens und wissen, wo sie sich befinden und welchem Zweck sie dienen. Dadurch lassen sich die Assets einfacher nutzen und mit messbaren Ergebnissen verbinden. Außerdem verbessern schnelle und einfache Suchfunktionen mit Zugriff auf alle erforderlichen Assets die Schnelligkeit und Einfachheit der Compliance-Berichterstellung und optimieren alle intern mit den Assets verbundenen Prozesse.

Datenmanagement und Qualität

Digitale Assets eines Unternehmens existieren nicht isoliert. Eine große Menge an Daten ist erforderlich, um Entscheidungen darüber zu treffen, wie diese Assets während ihres gesamten Lebenszyklus genutzt und verwaltet werden. Um diese Assets und ihre Daten nutzbar zu machen, bedarf es jedoch einer gewissen Kontrolle und Konsistenz.

Eine Data-Governance-Strategie ist hierfür von grundlegender Bedeutung: Sie legt fest, mit welchen Tags Assets versehen werden, wo sie gespeichert werden, wer sie einsehen, ändern und weitergeben darf und wie lange sie aufbewahrt werden. Auch durch das Etablieren von Verhaltensregeln und Best Practices sowie das Sicherstellen, dass Themen in Bereichen wie Recht, Sicherheit und Compliance konsistent behandelt werden, kann Data Governance das Datenmanagement eines Unternehmens erheblich verbessern. Das Implementieren von Data Governance in einem Unternehmen ist jedoch nicht immer einfach.

Ein gutes Digital Asset Management-System mit den richtigen Tools für das Speichern und Verwalten aller digitalen Assets ist unerlässlich, um eine effektive Data Governance innerhalb des gesamten Unternehmens zu etablieren. Darüber hinaus stellt ein DAM-System die Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz der digitalen Asset-Daten eines Unternehmens sicher und führt damit zu einer erheblichen Steigerung ihrer Qualität.

Durch den Einsatz eines DAM-Systems zur Anwendung von unternehmensweiten Data-Governance-Regeln und -Richtlinien für digitalen Assets wissen alle Beteiligten, wie diese Assets zu managen, speichern, nutzen und entsorgen sind. Ein solches zentrales Informations-Repository dient somit als „Single Source of Truth“ für alle Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens. Durch die Einführung einer Data-Governance-Strategie wissen Sie immer genau, welche Assets existieren, wo sie sich befinden, wer auf sie zugreift und warum – wodurch Ihre digitalen Assets letztendlich einen tatsächlichen Mehrwert schaffen.

Laut Gartner ist Data Governance „die Festlegung der Entscheidungsrechte und des Rahmens für die Rechenschaftspflicht, um ein angemessenes Verhalten bei der Bewertung, Erstellung, Nutzung und Kontrolle von Daten sicherzustellen …“. Kurz gesagt ermöglicht sie Unternehmen, ihre Daten zu verwalten, zu nutzen und zu schützen, und hilft ihnen, die relevanten Vorschriften einzuhalten.

Digitale Assets wie Bilder, Videos und entsprechende Textinformationen sind natürlich eine Form von Daten. Data Governance sollte daher ein wesentlicher Bestandteil der Digital Asset Management (DAM)-Strategie eines Unternehmens sein, um sicherzustellen, dass die Daten effizient, sicher und im Einklang mit den allgemeinen Strategien und Zielen des Unternehmens verwaltet werden.