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Produktdaten mit PIM effizient managen – warum und wofür?

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Wie sieht effizientes Produktdatenmanagement mit PIM aus?

Um als Marke erfolgreich zu agieren, braucht es eine starke Präsenz über alle relevanten Kanäle hinweg. Besonders bei breit aufgestellten Produktportfolios fallen dabei natürlich zahlreiche Daten an, die sicher verwaltet und stets in den richtigen Formaten in den unterschiedlichen Kanälen platziert werden müssen. Genau hier setzt das sogenannte Product Information Management (PIM) an. Es beschreibt die Möglichkeit, alle diese Daten über eine spezielle Software zentral zu bündeln und zielgerichtet über eine Vielzahl von Touchpoints einzusetzen. Damit wird das Produktdatenmanagement für alle Beteiligten einfacher und effizienter gemacht.

Aber was genau bedeutet nun PIM, welche Vorteile bringt es und wie können Unternehmen es konkret umsetzen? In diesem Artikel erfahren Sie in aller Kürze die wichtigsten Infos:

  • Was ist PIM? – Definition & Einordnung
  • Wofür brauche ich ein PIM-System? – Einsatzmöglichkeiten
  • Welche Vorteile hat eine PIM-Software für mein Produktdatenmanagement?
  • Ist PIM für mein Unternehmen geeignet?
  • Wie kann ich effizientes Produktdatenmanagement konkret umsetzen?

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Was ist PIM? – Einordnung & Definition

Der Begriff „PIM“ steht als Abkürzung für Produktinformationsmanagement (Englisch: Product Information Management) und bezeichnet die umfassende Organisation von Produktdaten über eine entsprechende PIM-Software. Diese sammelt alle relevanten Daten medienneutral an einem einzigen zentralen Ort, an dem diese künftig gepflegt, angereichert und aktualisiert werden. Es ermöglicht so ein sicheres und effizientes Produktdatenmanagement – und zwar nicht nur für die unternehmensinterne Verwendung, sondern für alle relevanten öffentlichen Vermarktungskanäle und Partner. Im automatisierten Zusammenspiel mit einem nahtlos angebundenen Warenwirtschaftssystem (ein sogenanntes Enterprise Resource Planning oder kurz ERP-System) und einem integrierten Digital Asset Management (DAM) für die Verwaltung und Referenzierung aller zugehörigen Bild- und Mediendaten sorgt das PIM-System dafür, dass jegliche Produktinformationen qualitätsgesichert, einheitlich verwaltet und jederzeit veröffentlicht werden können. Zum Beispiel im eigenen Online-Shop, auf externen Handelsplattformen und Marktplätzen bis hin zu Social-Media-Netzwerken. Moderne PIM-Systeme zielen vor allem auf die Verbesserung der internen wie externen Prozesse und der Datenqualität rund um Vertrieb und Marketing ab.

Entstanden ist das PIM übrigens im Rahmen des Katalogmanagements, indem Produktinformationen für die Erstellung von gedruckten und elektronischen Katalogen zusammengeführt wurden. Heutige Systeme bieten dagegen viel umfassendere Möglichkeiten in der Produktdatenverwaltung. Und es gibt schon eine nächste Entwicklungsstufe: das sogenannte Product Experience Management. Hier werden die Produktinhalte nicht nur optimal auf die jeweilige Verwendung abgestimmt, sondern in Echtzeit im Kontext der jeweiligen Zielgruppe präsentiert, um eine bestmögliche Customer Experience dank personalisierter Ansprache zu gewährleisten.

Wofür brauche ich ein PIM-System? – Einsatzmöglichkeiten

Die große Stärke eines PIM-Systems liegt darin, auch bei umfassenden und komplexen Produktportfolios ein konsistentes Produkterlebnis auf allen Vertriebskanälen zu gewährleisten. Denn durch die Verwaltung und Veröffentlichung aus einer zentralen Quelle heraus, stellen Sie präzisen, vollständigen und konsistenten Produkt-Content an sämtlichen verknüpften Orten sicher. Gleichzeitig können Produktneuheiten und Anpassungen schnell an alle Kanäle ausgegeben werden – wodurch sich auch die Time-to-Market beträchtlich verkürzt.

Sie brauchen ein PIM-System also dann, wenn Sie:

  • Marketing & Vertrieb für Ihre Produkte optimieren,
  • das Kundenvertrauen mit verlässlichen Informationen verbessern,
  • die Markteinführungszeit verkürzen
  • und ihr Produktdatenmanagement spürbar verschlanken möchten.

Die Funktionen eines PIM-Systems sind viel umfangreicher, als dass sie sich mit anderen Systemen wie ERP, DAM, CMS und E-Commerce-Systemen auch nur annähernd abdecken ließen. Vielmehr fungiert die PIM-Software als zentraler Hub zwischen all diesen Systemen und weiteren Kanälen, um Produkte wirkungsvoller zu präsentieren, interne Prozesse zu vereinfachen und so die eigenen Ressourcen effizient zu nutzen. Unternehmen mit komplexen Produktstrukturen, vielfältigen Varianten und/oder mehreren tausenden oder gar bis zu hunderttausend Produkten profitieren somit wesentlich durch ein PIM-System und sparen damit Zeit, Kosten und Ressourcen.

Welche Vorteile hat eine PIM-Software für mein Produktdatenmanagement?

Die Nutzung eines PIM-Systems hilft Unternehmen dabei, Vertrieb und Marketing-Aktivitäten zu optimieren und den internen Umgang mit Produktdaten gezielter zu strukturieren. Damit sorgt es für Umsatzwachstum und Kosteneinsparungen, besonders auf lange Sicht. Unter anderem wegen der folgenden Vorteile:

1. Schluss mit Datensilos! – Ein System für alle Produktdaten

Dank der umfassenden Funktionen moderner PIM-Systeme können hier wirklich alle Informationen und digitalen Assets an einem Ort gebündelt werden. Damit gehören im gesamten Unternehmen verteilte, redundante und fehlerhafte Daten der Vergangenheit an.

2. Gezielte Bereitstellung von Produktdaten

Lieferanten und Dienstleister können über entsprechende Oberflächen einfach in das System eingebunden werden. Individuelle Rollen und Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jede Partei nur die Daten zu sehen bekommt, die für sie freigeschaltet und relevant sind. Ebenso können Sie Partnern die Möglichkeit geben, Daten direkt in Ihr PIM-System einzupflegen.

3. Volle Kontrolle über die Datenqualität

Regelbasierte Workflows kontrollieren automatisch die Vollständigkeit und Qualität der vorhandenen Daten und sorgen dafür, dass nur qualitätsgesicherte Daten freigegeben und verfügbar gemacht werden.

4. Kürzere Markteinführungszeiten für Produkte

Neue Produktdaten müssen nur mehr an einer Stelle gepflegt werden und können von dort für alle relevanten Kanäle verfügbar gemacht werden. Damit kann die Time-to-Market spürbar verkürzt werden.


5. Effizientes Übersetzungsmanagement für neue Märkte

Mit einer PIM-Software lassen sich sprach- und marktabhängige Varianten von Produkten sicher abbilden und das Übersetzungsmanagement der Produktinformationen effizient unterstützen. Sie vermeiden somit redundante Übersetzungen, beschleunigen Übersetzungsprozesse und sind schneller startbereit für neue Märkte.

Ist PIM für mein Unternehmen geeignet?

Ob und wie sehr sich ein professionelles Product Information Management für ein Unternehmen lohnt, sollte natürlich im Voraus genau geprüft werden. Grundsätzlich eignen sich PIM-Systeme vor allem für Hersteller, Lieferanten und Markenanbieter, die große Mengen an Produktdaten an Ihre Handelspartner weitergeben oder Ihre Kunden selbst direkt ansprechen möchten. Insbesondere Markenhersteller, Fashionanbieter und Einzelhändler können mit Unterstützung einer PIM-Software ihr Omnichannel-Management optimieren und auf diese Weise sowohl die Kundenbindung als auch den Umsatz verbessern.

Am besten führen Sie eine kurze Prüfung durch anhand der folgenden Fragen:

  • Wie nachhaltig ist unser aktuelles Produktdatenmanagement? Gibt es Verzögerungen und/oder Fehler, die sich mithilfe einer PIM-Software vermeiden lassen?
  • Haben wir ausreichend Kontrolle über die Qualität der Produktinformationen und können ein einheitliches Kundenerlebnis garantieren?
  • Können wir unseren Partnern effizient Produktdaten zur Verfügung stellen?
  • Ist unser aktuelles System ausreichend, um zukünftigen Wachstumsprozessen standzuhalten?

Anhand der Antworten bekommen Sie eine hilfreiche erste Einschätzung und können anschließend Ihre nächsten Schritte planen. Wie sich die Einführung und Nutzung eines neuen PIM-Systems auf Ihr Unternehmen auswirken kann, können Sie auch mit Hilfe unseres Whitepapers herausfinden.

Wie kann ich effizientes Produktdatenmanagement nun konkret umsetzen?

Der Einstieg in eine PIM-Lösung funktioniert am besten mit einer guten Vorausplanung und der Begleitung durch einen erfahrenen Implementierungspartner. Er kann Sie vor der Einführung gezielt beraten und gemeinsam mit Ihnen ein erfolgreiches PIM-Projekt durchführen. Dabei spielt natürlich auch die Auswahl des PIM-Systems eine wesentliche Rolle. Produktives Arbeiten innerhalb kürzester Zeit ist z. B. mit modernen Cloud-basierten PIM-Systemen möglich. Kontaktieren Sie uns gerne für weitere Informationen und konkrete Use-Cases in Ihrer Branche. Oder fordern Sie direkt eine persönliche Demo an.