Die Wahl der richtigen IT-Lösung für Ihr Unternehmen ist keine einfache Entscheidung. Der Beschaffungs- und Einkaufsprozess selbst kann die Bereitstellung erheblicher Unternehmensressourcen erfordern - und das zusätzlich zu den finanziellen Aspekten.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Anforderungen genau kennen - ein falscher Ansatz kann sehr kostspielig sein. Ein gutes Beipsiel dafür ist Hershey's und Nike. Die Probleme mit seiner neuen, 112 Millionen Dollar teuren ERP-Software führten dazu, dass die multinationale Süßwarenmarke nicht in der Lage war, ihr Inventar rechtzeitig für die wichtige Halloween-Saison umzustellen. Dies führte zu Umsatzeinbußen von über 100 Millionen Dollar. Ähnliche Probleme führten bei dem Sportbekleidungsriesen zu Verlusten von über 100 Millionen Dollar mit zusätzlichen Gerichtsverfahren und einem 20-prozentigen Rückgang des Aktienkurses.
Bei der Anschaffung eines neuen Softwaresystems ist es wichtig von Anfang an die richtige Wahl zu treffen. Dabei sollten die funktionalen Anforderungen und den Mehrwert für das Unternehmen beachtet werden. So kann am Ende Zeit, Geld und Frustration gespart werden.
Software-Spezifikation
Bevor man sich für ein bestimmtes Produkt oder eine Dienstleistung entscheidet, müssen sich alle Beteiligten - von den Endnutzern bis hin zum Beschaffungsteam - absolut im Klaren darüber sein, welche Probleme das Unternehmen mit dem Kauf lösen möchte. Dabei sollten die Herausforderungen berücksichtigt werden, mit denen das Unternehmen täglich konfrontiert ist.
Die Ermittlung dieser Bedürfnisse ermöglicht es Ihnen, das Pflichtenheft für die Software zu erstellen. Es ist zum Beispiel wichtig zu wissen, ob die Merkmale und Funktionen der Software den wachsenden Anforderungen des Unternehmens gerecht werden und ob sie sich nahtlos in bestehende Altsysteme integrieren lassen. Die einfache Konfiguration der spezifischen Anforderungen müssen dabei auch beachtet werden. Mit diesem Wissen ist ein Beschaffungsteam in der Lage zu beurteilen, ob die Lösung die richtige für das Unternehmen ist.
Kosten und Herausforderungen
Es gibt auf den ersten Blick sehr viele attraktive Funktionen und Erweiterungen in den Softwarelösungen. Deshalb ist es wichtig zu entscheiden, welche davon tatsächlich Ihren Anforderungen entsprechen. Es lohnt sich die oben genannten Herausforderungen nach Priorität und Dringlichkeit aufzulisten und festzustellen, wie - oder ob überhaupt - die betreffende Software diese lösen kann. Dies sollte Ihnen helfen, sich auf den potenziellen Geschäftswert zu konzentrieren, anstatt sich von den glänzenden Extras ablenken zu lassen.
Berücksichtigen Sie bei der Budgetierung der Anschaffung die Größe des Unternehmens und das eingesetzte Humankapital. Die Einführung einer neuen Technologie kann sich zumindest kurzfristig auf die Arbeitsweise eines Unternehmens auswirken. Die Kosten für die Implementierung selbst sollten einkalkuliert werden - sowohl in finanzieller Hinsicht als auch im Hinblick auf die benötigte Zeit. Häufig ist auch eine Schulung erforderlich, um die Benutzer mit dem neuen System vertraut zu machen.
Zu berücksichtigen sind auch die laufende Wartung, der Bedarf an Konfigurationen und Add-ons, wenn die Lösung skaliert wird, und natürlich der Preis und die Häufigkeit der Updates. Wenn Sie diese Faktoren bereits zu Beginn des Beschaffungszyklus berücksichtigen, können Sie unangenehme Überraschungen im weiteren Verlauf vermeiden.
Zufriedene Kunden
Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wie die Lösung Ihren Anforderungen entspricht und in das vorgegebene Budget passt, lohnt es sich eine Probeversion anzufordern. Damit bekommen Sie ein Gefühl, wie die Software aussieht und vor allem wie sie funktioniert. Die Hauptnutzer und das mit dem Projekt betraute Technologieteam müssen verstehen, wie einfach die Lösung zu implementieren, zu integrieren und zu nutzen sein wird - oder auch nicht.
Bitten Sie um Fallstudien und Referenzgespräche mit Kunden aus der gleichen Branche, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen und ähnliche Geschäftsvorteile anstreben. Echte Anwenderberichte bieten oft Einblicke, die in den Verkaufsunterlagen eines Unternehmens nicht immer zu finden sind. Wenn der Anbieter über eine Reihe zufriedener Kunden verfügt, die ihn in den höchsten Tönen loben, kann dies nur Vertrauen in einen potenziellen Käufer wecken.
Und stellen Sie so lange Fragen, bis Sie ein vollständiges Bild von der Arbeitsweise des Anbieters haben. Erst wenn Sie sicher sind, dass Sie denjenigen ausgewählt haben, der die vorteilhafteste Lösung zum bestmöglichen Preis liefern kann und mit dem Sie idealerweise eine gute Lieferantenbeziehung aufbauen können, sollten Sie die Entscheidung endgültig treffen.
Die Wahl der richtigen Lösung und damit auch des richtigen Anbieters ist eine wichtige Entscheidung. Entscheiden Sie sich nicht einfach für die beste Lösung auf der Liste. Vor dem Kauf des Systems, das den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten gerecht wird, müssen viele Überlegungen angestellt werden. Eine übereilte Entscheidung kann sich langfristig als kostspielig erweisen. Wenn Sie einem Anbieter die richtigen Fragen stellen und Faktoren wie Kosten, Auswirkungen auf die Produktivität, Eignung und vor allem den Wert des Produkts oder der Dienstleistung berücksichtigen, werden Sie die richtige Investition tätigen.
