Der Strategiewechsel bei kikaLeiner hat sichtbar gemacht, dass ein grundsätzlicher Paradigmenwechsel im Umgang mit Produktinformationen notwendig war. Stammdaten wurden bislang in verschiedenen Systemen gepflegt – ohne zentrale Zusammenführung, ausreichende Transparenz und klare Qualitätsdefinitionen.
Für den rein stationären Handel ausreichend, nicht aber im Zuge der digitalen Transformation mit zunehmendem E Commerce-Geschäft. Bei monatlich 1.500 bis 2.000 neu eingespeisten Artikeln wäre der Aufwand langfristig nicht zu bewältigen gewesen. Spürbar war das unter anderem in der deutlich zu langen Time-to Market: Zwischen dem Anlegen eines neuen Produktes bis zum tatsächlichen Auftauchen im Webshop lag eine Durchlaufzeit von ca. 3 Tagen – im Best-Case-Szenario.
Es musste also eine neue Basis geschaffen werden, um sämtliche Produktinformationen zentral zu verwalten, qualitativ anzureichern und dabei eine „Single Source of Truth“ zu gewährleisten. In einem weiteren Schritt könnte dann das bestehende Media-Asset-Management-System ersetzt werden, über das keine detaillierte Klassifizierung und Verschlagwortung möglich ist.
Als zukunftsfähige Lösung konnte schließlich Contentserv überzeugen – insbesondere wegen des integrierten PIM/DAM-Ansatzes (Product Information Management + Digital Asset Management), der schnellen Anwendbarkeit und der eingängigen Usability sowie der planbaren Kosten durch die cloudbasierte Variante.
Die Anforderungen
Die cloudbasierte PIM/DAM-Lösung von Contentserv sollte vor allem die internen Prozesse spürbar verschlanken und eine zentralisierte Datenverwaltung ermöglichen. Damit würde das Unternehmen künftig von Kostenersparnissen und einer schnelleren Time-to-Market profitieren. Der Fokus lag dabei zunächst auf folgenden Anforderungen
- PIM/DAM als zentrales System zur Schaffung einer „Single Source of Truth“
- Vereinfachen und Beschleunigen der Workflows – insbesondere bei der Neuanlage und Pflege von Artikeln
- direkte Anbindung an die bestehenden Online-Shops, um Produktdaten automatisiert und tagesaktuell einzupflegen
- effizientes Verschlagworten der Assets mittels Google-Vision-Connector
- signifikante Verbesserungen in der Konsistenz und Qualität der Produktdaten und Assets – auch als solide Grundlage für künftige Innovationen
Die Implementierung
Vor der Einführung der neuen PIM/DAM-Lösung war es nahezu unmöglich, die bestehenden Daten und Prozesse sinnvoll auszuwerten, um davon ausgehend Optimierungsschritte einzuleiten. Durch das Netz aus verschiedenen Systemlandschaften gab es weder ausreichende Transparenz noch aussagekräftige Kennzahlen. Nachdem sich das Team dann ein erstes Bild machen konnte, stand umgehend fest, dass ein PIM-System benötigt wird. Wenig später war die Entscheidung getroffen und gemeinsam mit dem Implementierungspartner hmmh konnte die cloudbasierte Lösung von Contentserv eingeführt werden – die sich mit ihren Vorteilen auf der zuvor erstellten Shortlist schließlich als eindeutiger Favorit herausgestellt hatte.
Anschließend konnte die Implementierung im Taximodell mit hmmh immens schnell verwirklicht werden: Drei Monate nach Projektstart war das neue System bereits aufgesetzt und etabliert, sodass der Webshop online gehen konnte. Rund 35.000 Artikel hat das zwanzigköpfige Team insgesamt innerhalb des ersten Jahres in das neue System eingepflegt und qualitativ angereichert – mit effizienten Workflows und direkter Anbindung des Shop-Systems an das PIM. Während das Sortiment weiter ausgebaut wird, unternimmt das Unternehmen nun seine ersten Schritte mit dem Google-Vision-Connector, um Bilder und weitere Assets ressourcenschonend zu verschlagworten. Die ersten Testläufe liefen dabei sehr gut.
Dass die Lösung trotz einiger Hürden zügig implementiert werden konnte, lag insbesondere an zwei Faktoren: Zum einen waren die Begleitung und die Workshops von hmmh perfekt auf die Bedürfnisse und Ziele des Teams ausgerichtet, was den Einstieg in die Thematik denkbar einfach machte. Zum anderen hatten zwei der Hauptverantwortlichen bereits in anderen Unternehmen Erfahrungen mit PIM-Systemen gesammelt. Als vergleichsweise neue Mitarbeiter konnten sie die Umsetzung aus einer Außenperspektive betrachten. Hilfreich war zudem die selbsterklärende Usability der Contentserv-Lösung, durch die sich alle Beteiligten schnell in die neuen Arbeitsweisen einfinden konnten.
Überzeugende Ergebnisse
Wie sehr der Einsatz von Contentserv die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens unterstützt, zeigt sich allein schon an der Time-to-Market, die bereits jetzt um ein Vielfaches reduziert werden konnte: So dauert es statt der ursprünglichen 72 Stunden nur noch 30 bis 60 Minuten, bis ein neu eingestellter Artikel die automatisierten Qualitätskontrollen durchlaufen hat und im Webshop erscheint. Durch optimierte Workflows kann das Online-Angebot weiterhin mit einem ehrgeizigen Zeitplan ausgebaut werden. Andernfalls wären für eine solche Umsetzungsgeschwindigkeit deutlich mehr Mitarbeiter notwendig.
Außerdem bietet die nun in der Tiefe fortgeführte digitale Umstrukturierung zahlreiche Vereinfachungen – nicht nur im E-Commerce, sondern ebenso als unterstützendes System für die Teams in den Filialen. Die Projektleitenden sind zuversichtlich, dass innerhalb der nächsten Jahre einige der noch bestehenden Systeme komplett wegfallen, weil die Contentserv-Plattform diese Aufgaben dann miterfüllt. Zunächst steht die DAM-Funktionalität mit der Google-Vision-Integration im Fokus. Anschließend kann das PIM/DAM-System wichtige Marketing-Themen wie die Prospekt-Entwicklung beschleunigen.
Freude macht auch der Blick auf die zuvor festgelegten Benchmarks im Vergleich mit dem Wettbewerb: Lag der Erfüllungsgrad vor der Contentserv-Einführung noch bei 15 – 20 %, konnte er binnen eines Jahres auf ca. 90 % gesteigert werden.
