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kikaLeiner realisiert effiziente und qualitätsorientierte Produktdatenpflege

„Wie ich im Unternehmen angefangen habe, stand für mich nach zwei Monaten schon fest, dass wir ein PIM-System brauchen. Contentserv ist hier in puncto Usability der Wahnsinn und fast selbsterklärend.”

Johann Wiehart, Product Data Lead, kikaLeiner

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Über kikaLeiner

Mit insgesamt 17 Möbelhäusern und mehr als 1.900 Mitarbeitern ist kikaLeiner eines der größten Möbelhandelsunternehmen in Österreich. Die Marke Leiner hatte sich dabei mit ihrer über 100-jährigen Tradition bei Kunden als Einrichtungshaus der großen Marken mit bester Qualität und hoher Serviceorientierung etabliert, während kika in den 70er-Jahren zunächst mit einem Selbstabholungskonzept bekannt wurde und schließlich ebenfalls als erfolgreiches Full-Service-Unternehmen positioniert werden konnte. Seit 2018 legt das Unternehmen einen immer stärkeren Fokus auf den E-Commerce. Heute sind beide Marken unter einem Dach als kikaLeiner zusammengeführt.

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Zahlen und Fakten

Werfen Sie einen Blick auf einige wichtige Fakten zu kikaLeiner.

Branche:
Möbeleinzelhandel

Zielmarkt:
DACH

Zielkunden:
B2C

Art der Produkte:
Möbel & Einrichtungsartikel

Anzahl Produkte:
230.000

Anzahl digitale Assets:
350.000

Online-Kanäle
Online-Produktkataloge, Online-Shops, Marktplätze

Offline-Kanäle
Point of sales, Print

Contentserv Lösung:
PIM und DAM

Nutzungsmodell:
SaaS

Implementierungs-
partner
:
hmmh multimediahaus AG

Die Herausforderung und Implementierung

Der Strategiewechsel bei kikaLeiner hat sichtbar gemacht, dass ein grundsätzlicher Paradigmenwechsel im Umgang mit Produktinformationen notwendig war. Stammdaten wurden bislang in verschiedenen Systemen gepflegt – ohne zentrale Zusammenführung, ausreichende Transparenz und klare Qualitätsdefinitionen.

Für den rein stationären Handel ausreichend, nicht aber im Zuge der digitalen Transformation mit zunehmendem E Commerce-Geschäft. Bei monatlich 1.500 bis 2.000 neu eingespeisten Artikeln wäre der Aufwand langfristig nicht zu bewältigen gewesen. Spürbar war das unter anderem in der deutlich zu langen Time-to Market: Zwischen dem Anlegen eines neuen Produktes bis zum tatsächlichen Auftauchen im Webshop lag eine Durchlaufzeit von ca. 3 Tagen – im Best-Case-Szenario.

Es musste also eine neue Basis geschaffen werden, um sämtliche Produktinformationen zentral zu verwalten, qualitativ anzureichern und dabei eine „Single Source of Truth“ zu gewährleisten. In einem weiteren Schritt könnte dann das bestehende Media-Asset-Management-System ersetzt werden, über das keine detaillierte Klassifizierung und Verschlagwortung möglich ist.

Als zukunftsfähige Lösung konnte schließlich Contentserv überzeugen – insbesondere wegen des integrierten PIM/DAM-Ansatzes (Product Information Management + Digital Asset Management), der schnellen Anwendbarkeit und der eingängigen Usability sowie der planbaren Kosten durch die cloudbasierte Variante.

Die Anforderungen

Die cloudbasierte PIM/DAM-Lösung von Contentserv sollte vor allem die internen Prozesse spürbar verschlanken und eine zentralisierte Datenverwaltung ermöglichen. Damit würde das Unternehmen künftig von Kostenersparnissen und einer schnelleren Time-to-Market profitieren. Der Fokus lag dabei zunächst auf folgenden Anforderungen

  • PIM/DAM als zentrales System zur Schaffung einer „Single Source of Truth“
  • Vereinfachen und Beschleunigen der Workflows – insbesondere bei der Neuanlage und Pflege von Artikeln
  • direkte Anbindung an die bestehenden Online-Shops, um Produktdaten automatisiert und tagesaktuell einzupflegen
  • effizientes Verschlagworten der Assets mittels Google-Vision-Connector
  • signifikante Verbesserungen in der Konsistenz und Qualität der Produktdaten und Assets – auch als solide Grundlage für künftige Innovationen

Die Implementierung

Vor der Einführung der neuen PIM/DAM-Lösung war es nahezu unmöglich, die bestehenden Daten und Prozesse sinnvoll auszuwerten, um davon ausgehend Optimierungsschritte einzuleiten. Durch das Netz aus verschiedenen Systemlandschaften gab es weder ausreichende Transparenz noch aussagekräftige Kennzahlen. Nachdem sich das Team dann ein erstes Bild machen konnte, stand umgehend fest, dass ein PIM-System benötigt wird. Wenig später war die Entscheidung getroffen und gemeinsam mit dem Implementierungspartner hmmh konnte die cloudbasierte Lösung von Contentserv eingeführt werden – die sich mit ihren Vorteilen auf der zuvor erstellten Shortlist schließlich als eindeutiger Favorit herausgestellt hatte.

Anschließend konnte die Implementierung im Taximodell mit hmmh immens schnell verwirklicht werden: Drei Monate nach Projektstart war das neue System bereits aufgesetzt und etabliert, sodass der Webshop online gehen konnte. Rund 35.000 Artikel hat das zwanzigköpfige Team insgesamt innerhalb des ersten Jahres in das neue System eingepflegt und qualitativ angereichert – mit effizienten Workflows und direkter Anbindung des Shop-Systems an das PIM. Während das Sortiment weiter ausgebaut wird, unternimmt das Unternehmen nun seine ersten Schritte mit dem Google-Vision-Connector, um Bilder und weitere Assets ressourcenschonend zu verschlagworten. Die ersten Testläufe liefen dabei sehr gut.

Dass die Lösung trotz einiger Hürden zügig implementiert werden konnte, lag insbesondere an zwei Faktoren: Zum einen waren die Begleitung und die Workshops von hmmh perfekt auf die Bedürfnisse und Ziele des Teams ausgerichtet, was den Einstieg in die Thematik denkbar einfach machte. Zum anderen hatten zwei der Hauptverantwortlichen bereits in anderen Unternehmen Erfahrungen mit PIM-Systemen gesammelt. Als vergleichsweise neue Mitarbeiter konnten sie die Umsetzung aus einer Außenperspektive betrachten. Hilfreich war zudem die selbsterklärende Usability der Contentserv-Lösung, durch die sich alle Beteiligten schnell in die neuen Arbeitsweisen einfinden konnten.

Überzeugende Ergebnisse

Wie sehr der Einsatz von Contentserv die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens unterstützt, zeigt sich allein schon an der Time-to-Market, die bereits jetzt um ein Vielfaches reduziert werden konnte: So dauert es statt der ursprünglichen 72 Stunden nur noch 30 bis 60 Minuten, bis ein neu eingestellter Artikel die automatisierten Qualitätskontrollen durchlaufen hat und im Webshop erscheint. Durch optimierte Workflows kann das Online-Angebot weiterhin mit einem ehrgeizigen Zeitplan ausgebaut werden. Andernfalls wären für eine solche Umsetzungsgeschwindigkeit deutlich mehr Mitarbeiter notwendig.

Außerdem bietet die nun in der Tiefe fortgeführte digitale Umstrukturierung zahlreiche Vereinfachungen – nicht nur im E-Commerce, sondern ebenso als unterstützendes System für die Teams in den Filialen. Die Projektleitenden sind zuversichtlich, dass innerhalb der nächsten Jahre einige der noch bestehenden Systeme komplett wegfallen, weil die Contentserv-Plattform diese Aufgaben dann miterfüllt. Zunächst steht die DAM-Funktionalität mit der Google-Vision-Integration im Fokus. Anschließend kann das PIM/DAM-System wichtige Marketing-Themen wie die Prospekt-Entwicklung beschleunigen.

Freude macht auch der Blick auf die zuvor festgelegten Benchmarks im Vergleich mit dem Wettbewerb: Lag der Erfüllungsgrad vor der Contentserv-Einführung noch bei 15 – 20 %, konnte er binnen eines Jahres auf ca. 90 % gesteigert werden.

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„Als integrierte PIM- und DAM-Lösung hat uns Contentserv die idealen Voraussetzungen verschafft, um unsere Prozesse ganzheitlich zu optimieren und zu erweitern. Gerade durch die große Funktionsvielfalt und den ebenso praktischen wie kapazitätsschonenden Cloud-Service. Damit sind wir nun zukunftssicher für den E-Commerce aufgestellt.“

Johann Wiehart, Product Data Lead, kikaLeiner

Warum Contentserv?

  • Das cloudbasierte System mit SaaS-Modell war ideal für einen zügigen Einstieg – mit planbaren Kosten und ohne Aufwand für die eigene IT.
  • Contentserv bietet ebenso praktische wie erprobte Funktionen, um über automatisierte Workflows die Datenqualität abzusichern.
  • Die erstklassige Usability hat die Projektverantwortlichen sofort überzeugt, weil die nahezu selbsterklärende Software die Einarbeitung spürbar erleichtert.
  • Bereits die Grundfunktionen der umfassenden PIM/DAM-Lösung konnten begeistern. In Kombination mit zahlreichen Erweiterungsmöglichkeiten und der einfachen Skalierbarkeit lieferte Contentserv die optimale Basis im Zuge der digitalen Transformation von kikaLeiner.
  • Sowohl die Ansprechpartner von Contentserv als auch das Team des Implementierungspartners hmmh bewiesen ein umfassendes Verständnis für die branchenspezifischen Anforderungen und individuellen Bedürfnisse des traditionsgeprägten Möbelhandelsunternehmens.

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