ROTHENBERGER setzte bereits in der Vergangenheit für die Pflege der Produktdaten auf PIM-Systeme. Über Schnittstellen wurden die Produktdaten soweit vorhanden aus dem führenden SAP ERP-System der ROTHENBERGER Gruppe an das PIM-System übergeben. Die Anreicherung der Informationen erfolgte anschließend von Produktmanagern in unterschiedlichen Fachbereichen und Ländergesellschaften.
Fehlende Informationen führten zu einem erhöhten Arbeitsaufwand und verzögerten die Markteinführung durch beträchtliche Recherchetätigkeiten und interne Abstimmungen.
Der Bedarf, die in der Werkzeugbranche etablierten sowie laufend hinzugekommenen Klassifikationen der Produkte im System abzubilden, konnte im vorhandenen PIM-System nicht zukunftssicher gelöst werden. In der Vergangenheit wurden diese speziellen Zusatzinformationen durch umfangreiches Customizing oder alternative, nicht in den Prozess integrierte, Systeme und Dokumente umgesetzt.
Anfragen von Handelspartnern zu Produktinformationen führten dazu, dass Daten zunächst über verschiedene Systeme hinweg zusammengestellt werden mussten, nicht selten partiell nachgereicht wurden und der Prozess insgesamt fehleranfällig war. Exporte für Handelspartner mussten individuell erstellt werden, was Prozesse komplizierter machte als notwendig und wertvolle Zeit kostete.
Das bestehende PIM-System sowie etablierte Arbeitsweisen stießen mit dem stetigen Unternehmenswachstum zunehmend an Kapazitätsgrenzen. Um die Marktpositionierung in einem zunehmend datengetriebenen Weltmarkt aufrechtzuerhalten und weitere Wettbewerbsvorteile zu gewinnen, wurde es notwendig eine Digitalisierungsstrategie mit standardisierten Geschäftsprozessen, einem nachhaltigen Datenbestand und einem Single-Point-of-Truth zu schaffen.
Die Anforderungen
Die Ziele für das Team von ROTHENBERGER und Parsionate waren straff gesetzt:
- Reduzierung der internen Pflegeaufwände hinsichtlich Bearbeitungszeit und -kosten durch ein System, das den ganzheitlichen Pflegeprozess im Tagesgeschäft unterstützt
- Zuverlässigkeit und Vollständigkeit der Produktinformationen für Handelspartner und Vertriebskanäle
- Erhöhung der Datenqualität durch prozessgesteuerte Datenpflege und systemgestützte Regelprüfungen
- Schnelle Adaptierbarkeit von neuen Klassifizierungen und Attributen
- Verlustfreie Internationalisierung und Datenpflege
- Beschleunigung der Time-to-Market
Implementierung
Eine übergreifende Bestandsaufnahme der bestehenden Systemlandschaft sowie etablierten Geschäftsprozessen war der erste Schritt auf dem gemeinsamen Weg zur effizienten, kundenorientierten Systemlösung. In zahlreichen Workshops mit dem Implementierungspartner Parsionate wurden vorhandene Produktinformationen, Arbeitsabläufe und Prozesse in verschiedenen Fachabteilungen beleuchtet und ausgewertet. Neben einer objektiven Bewertung der Datenqualität konnten so auch Aussagen zum Infrastruktur-Status getroffen werden. Im Endergebnis konnte nachgewiesen werden, dass die unternehmensspezifischen Anforderungen durch das gegebene PIM-System nicht mehr gedeckt und bisher nicht effizient angelegte Datenflüsse nicht nachhaltig optimiert werden können und eine Investition in neue Technologien vonnöten ist.
ROTHENBERGER entschied sich daher dazu, das vorhandene System gegen ein modernes, auf künftige Markt- und Kundenanforderungen ausgerichtetes, auszutauschen. Die zuvor ermittelten Erkenntnisse und SOLL-Anforderungen aus dem PIM-Healthcheck wurden in Use-Cases ausformuliert, um Anbieter messbar gegenüberstellen zu können.
Nachdem eine umfangreiche Liste von Herstellern erstellt wurde, wurden schließlich drei Softwareanbieter ausgewählt, um ihre Lösungen in einer remote Präsentation vorzustellen. Durch gezielte Showcases nah an den definierten Use Cases, kompetenten Lösungsansätzen zu offenen Fragen und einer userfreundlichen Benutzeroberfläche konnte der Systemanbieter Contentserv ROTHENBERGER von seiner PIM-Lösung überzeugen.
Im Vergleich zum vorherigen Pflegeprozess, erfolgt die Produktdatenpflege bei ROTHENBERGER heute 60-70 % schneller als zuvor.
Bereits in der Anforderungsaufnahme entschied ROTHENBERGER das neue PIM-System in einer Cloud-basierten Ausführung im Unternehmen zu implementieren, um langfristig von den Vorteilen wie Reduktion der internen Aufwände sowie Zukunftssicherung durch vereinfachte Skalierbarkeit zu profitieren. Im ersten Schritt galt es nun, die Marke ROTHENBERGER als erste Marke der ROTHENBERGER Gruppe (die acht starke Marken unter seinem Dach vereint) in die Contentserv Cloud produktiv zu nehmen.
Ergebnisse die zählen
Durch die Nutzung der Contentserv PIM-Lösung als zentrale Quelle für alle Produktinformationen und digitalen Assets hat ROTHENBERGER den Aufwand für die Datenpflege hinsichtlich der gesetzten Ziele (Bearbeitungszeit und -kosten) bereits deutlich reduziert.
Der neue gezielte Einsatz automatisierter Vererbungsstrukturen sowie ein Datenmodell-spezifisches Klassenmodell reduziert künftig außerdem die Fehlerquote in der Datenpflege und erhöht somit die Datenqualität der Produktinformationen.
Die bisherige Arbeitsweise wurde im Implementierungsprojekt fachbereichsübergreifend auf den Prüfstand gestellt und die systemgestützte Zusammenarbeit im Team durch den Einsatz von definierten Arbeitsabläufen spezifiziert. Ein einheitliches Verständnis des Pflegeprozesses hilft dabei, Produktdaten unternehmensweit effizienter und in einer hohen Datenqualität zu generieren. So werden bspw. mittlerweile Übersetzungen von Landesgesellschaften direkt im System übersetzt und freigegeben. Die Content-Verantwortung liegt damit direkt in den zuständigen Ländern bei Native-Speakern und verbleibt stets innerhalb des PIM-Systems.
Über 4.000 Artikel und ca. 50 GB Assets wurden im Projekt aus dem Altsystem migriert und der Produktpflegeprozess überarbeitet
Eine weitere PIM-System-Anbindung besteht zum ecatDesigner von Semaino Technologies, einer Software zur automatisierten Erstellung von elektronischen Katalogen gemäß gängiger Klassifizierungsstandards, wie BMEcat, GS1, DATANORM. Sie ermöglicht ROTHENBERGER eine Ausleitung von Produktdaten in jedem jetzt und künftig geltenden Klassifizierungsformat.
Die Bereitstellung von Daten für verschiedene Kanäle und den Fachhandel kann in Verbindung mit der Syndizierungsfunktionalität von Contentserv somit proaktiv statt reaktiv erfolgen. Wo früher auf Nachfrage Daten gesucht wurden, können nun durch einmaligen Export alle Produktdaten und Assets gebündelt ausgeleitet und initiativ angeboten werden.
Exporte für Handelspartner werden vollumfänglich im gewünschten Klassifizierungsformat technologiebasiert ausgeleitet:
- Automatisch erstellte Datenblätter (Smart Documents) können in Abhängigkeit des Workflow-Status automatisiert erstellt und Produktinformationen in einem hochwertigen Layout weitergegeben werden.
- Die semi-automatische Printausleitung für Kataloge, die InDesign-basiert ins Layout-Team mündet, ist ebenfalls bereits implementiert.
- Die Ausleitung von Produktinformationen in die E-Commerce-Kanäle, die durch eine Anbindung von Storyblok umgesetzt wurde, ist bereits für 27 Sprachen realisiert.
Das PIM-System wurde in nur 4 Monaten implementiert
Durch den Einsatz der „Implementierung im FahrschulModell“, einer begleiteten Implementierung mit hohem Eigenanteil des Kunden, konnte ROTHENBERGER direkt zum Projektstart im Cloud-basierten System produktiv arbeiten und war unmittelbar an der Umsetzung beteiligt.Das Konzept „Train-the-Trainer“ führte außerdem dazu, dass das ROTHENBERGER Team bereits in einer sehr frühen Projektphase das System sicher bedienen konnte. Interne Mitarbeiter konnten somit eigenständig geschult und das Onboarding intern abgewickelt werden.
Das System ist heute medienneutral aufgebaut, genießt eine hohe Akzeptanz in den Fachbereichen und ist für zukünftige Marktanforderungen gut aufgestellt.Nach der Implementierung des Contentserv PIM-Systems für die Marke ROTHENBERGER werden in naher Zukunft weitere Marken und Ländergesellschaften aus dem Markenverbund ins System folgen.
