RIDI Group setzt neue Maßstäbe für Effizienz & Produktdaten-qualität

• Zuverlässige Ablösung des veralteten Systems durch eine flexible und mit der Geschäftsentwicklung skalierbare PIM-Lösung.
• Digitalisierung und Konsolidierung sämtlicher Produktdaten mit Contentserv als „Single Source of Truth“, um Datensilos und Mehrfachpflege zu vermeiden und eine exzellente Datenqualität herzustellen.
• Anbindung und direkte Ausleitung an alle relevanten Kunden- und IoT-Systeme – angepasst an die jeweils vorgegebenen Datenstandards (beispielsweise ETIM im Großhandel). Damit einhergehend: schnellere Time-to-Market und direkte Übertragung von aktualisierten Produktdaten.
• Etablierung von klaren, effizienten Workflows – insbesondere für die Zusammenarbeit von Teams an verschiedenen Standorten (unter anderem beim Übersetzungsmanagement).
• Deutliche Reduzierung des manuellen Pflegeaufwands durch einen hohen Automatisierungsgrad.

Nachdem im Jahr 2020 die Entscheidung für die Contentserv-Einführung gefallen war, gab es zunächst einen Kickoff-Workshop mit dem Projektteam von RIDI und dem Implementierungspartner SQLI, um gemeinsam den Projektumfang zu definieren und die konkreten Schritte zu planen. Anschließend begann die Umsetzung in drei Phasen – begleitet durch eine Workshop-Reihe für das Input- und Output-Management. Dabei ging es mit Phase 1 vor allem darum, ein neues RIDI-Datenmodell zu entwerfen, unternehmensweit verbindliche Prozesse fürs Datenmanagement zu entwerfen sowie die Produktdaten aus dem alten PIM zu migrieren, zu konsolidieren und aufzubereiten. In Phase 2 wurden dann die Output-Kanäle integriert, um den schnellen und effizienten Datenaustausch mit Kunden und IoT-Systemen zu gewährleisten. Phase 3 war schließlich dazu gedacht, die automatisierte Erstellung von Datenblättern und Katalogen vorzubereiten und das Übersetzungsmanagement zu optimieren.

Der Implementierungsprozess war dabei ursprünglich auf ca. 12 Monate angelegt, wurde jedoch im laufenden Projekt erweitert. Die Gründe dafür betrafen vor allem die Erstellung des Datenmodells sowie die Aufbereitung der vorhandenen Daten: Denn Produktinformationen waren sehr umfangreich vorhanden, aber zu großen Teilen noch nicht über klar definierte Merkmale, sondern eingebettet in Fließtexte – wodurch die Daten nicht automatisch ausgelesen und übertragen werden konnten. Hinzu kam, dass teilweise unterschiedliche Begrifflichkeiten für dieselben Merkmale verwendet wurden. Bei rund 13.000 Produkten und ca. 18.000 Datensätzen ergab sich somit für die Nachpflege ein immens hoher manueller Aufwand, der aber schließlich vom Projektteam bewältigt werden konnte und sich nun in Form von massiven Arbeitserleichterungen im Produktdatenmanagement auszahlt.

• Die flexible Konfigurierbarkeit und einfache Skalierbarkeit machen die Contentserv-Lösung zu einer zukunftssicheren Software-Basis – auch hinsichtlich effizienter Lokalisierungen und KI-gestützter Übersetzungen (beispielsweise durch DeepL).
• Welches Potenzial sich dabei für die weitere Prozessoptimierung innerhalb der RIDI Group bietet, wurde bereits in der ersten Produktpräsentation deutlich und hat besonderen Eindruck hinterlassen.
• Die intuitive Oberfläche von Contentserv bietet optimale Voraussetzungen dafür, dass die Produktdaten ohne großen Schulungsaufwand künftig von einem unternehmensweiten Anwenderkreis gepflegt und genutzt werden können.
• Die cloudbasierte PIM-Lösung fügt sich perfekt in die Cloud-First-Strategie der Unternehmensgruppe ein.
• Neben dem hohen Funktionsumfang gaben das tiefe Prozessverständnis, die Kommunikationsqualität und die agile Arbeitsweise des Contentserv-Teams einen entscheidenden Ausschlag bei der Software-Evaluation.
• Als Marktführer bietet Contentserv Schnittstellen zu allen gängigen Systemen – was viele Prozesse vereinfacht und zudem die Zukunftsfähigkeit der Lösung unterstreicht.

Seit der Live-Schaltung der Contentserv-Lösung sind viele Prozesse bedeutend einfacher geworden: Viele Daten, die zuvor manuell eingepflegt werden mussten, werden nun über CronJobs direkt aus dem ERP-System übertragen. Es existiert keine Doppelpflege mehr, wodurch auch die Fehleranfälligkeit spürbar gesunken ist – außerdem wurde ein klarer Workflow installiert, der durch den Pflegeprozess leitet und damit saubere und einheitliche Daten garantiert. Dank der optimierten Datenstruktur sowie der praktischen Suchfunktion werden zudem alle benötigten Informationen innerhalb kürzester Zeit gefunden. Und branchenspezifisch ein wichtiger Schritt: Mit jeder neuen Produktserie müssen lichttechnische Dateien (EULUMDAT) angelegt werden, die die Lichtverteilung beschreiben. Bislang wurden die Daten dafür händisch eingepflegt, nun können die EULUMDATs dank eines speziell dafür entwickelten Prozesses vollautomatisiert über das System erzeugt werden. Bei zum Teil 500 Dateien für eine neue Serie eine deutliche Zeitersparnis.

Datenblätter können nun auf Knopfdruck über die Contentserv-Lösung erzeugt werden. Hier ist das Team bereits mehrfach gelobt worden, weil die Datenblätter mit den neuen Templates sehr gut strukturiert sind und dabei umfangreichere Informationen enthalten als zuvor. Auch die Ausleitung der Daten läuft über den SAWS-Connector nun einwandfrei und unmittelbar. Das äußert sich in einer wesentlich schnelleren Time-to-Market und bedeutet vor allem auch, dass Produktaktualisierungen und Korrekturen direkt an die angeschlossenen Systeme ausgespielt werden und RIDI hier nicht mehr darauf angewiesen ist, dass die Partner die Änderungen einpflegen (was oft nur mit größeren Verzögerungen möglich war). Darüber hinaus wurde ein Postfach eingerichtet, über das Fehler in den Produktdaten gemeldet werden können. Das schnelle Korrigieren dieser Fehler signalisiert auch nach außen:

Hier wird auf jedes Detail geachtet. Insgesamt hat sich die Datenqualität seit der Contentserv-Einführung deutlich verbessert und das Projektteam arbeitet nun an der Weiterentwicklung von Regeln und Monitoring, um weitere Optimierungen zu erzielen.

War es anfangs noch schwierig, die Mitarbeitenden mit den neuen Workflows und der damit einhergehenden Verantwortung für die Produktdatenpflege vertraut zu machen, sind die Vorteile nun für alle spürbar – gerade in puncto Datenqualität und Automatisierung, die künftig auch vermehrt die KI-gestützte Texterstellung beinhalten wird. Im Gegensatz zu früher partizipieren nun alle Abteilungen am PIM, darunter auch die Lichtplanung und Qualitätsmanagement. Und es herrscht ein allgemeines Bewusstsein dafür, wie wichtig qualitativ hochwertige und konsistente Daten für den Erfolg des Unternehmens sind.