Vor der Einführung von Contentserv war der Umgang mit Produktinformationen bei CHERRY vom typischen kontrollierten Chaos bestimmt: Daten wurden an den verschiedensten Orten als Excel- und Worddateien lokal gespeichert und über Shared Drives für andere Team-Mitglieder verfügbar gemacht. Manuell gepflegt und häufig mehrfach und in verschiedenen Versionen erstellt, war es nur unter hohem Abstimmungsaufwand möglich, halbwegs verlässliche Produktinformationen bereitzustellen.
Für Bilddaten stand immerhin ein DAM-System zur Verfügung – das die Distribution vereinfachte, in der Funktionsvielfalt und Aktualität jedoch nicht die eigentlichen Ansprüche des Unternehmens erfüllen konnte. Für die Weitergabe nach außen wurden Listing-Mails mit den Excel-Dateien und manuell erstellten Datenblättern verschickt, während die Daten für den Webshop aufwendig von Hand hochgeladen und eingepflegt wurden – aus heutiger Sicht wesentliche Schwächen, für ein Unternehmen mit starkem Fokus auf E-Commerce.
So fiel schon 2015 die Entscheidung für einen Change-Prozess mit Einführung einer PIM-Lösung als Single-Source of Truth. Das Ziel war es, ineffiziente und fehleranfällige Abläufe zu überwinden und rundum zukunftsfähige Arbeitsweisen zu etablieren. Die Wahl fiel auf Contentserv als zentrale PIM- und DAM-Softwarelösung. Mit der Weiterentwicklung des Geschäftsmodells und neuen Anforderungen fiel 2020 dann der Startschuss zur Migration von der bisherigen On-Premise-Installation zur Cloud-Lösung von Contentserv – gemeinsam mit dem empfohlenen Implementierungspartner SDZeCOM.
Anforderungen
- Neustrukturierung und Verschlankung der Produktdatenpflege mit Contentserv als Single Source of Truth – mit direkten Schnittstellen zum ERP-System ByD von SAP sowie zum Magento-Shop
- Ablösung des veralteten DAM-Systems Cumulus durch eine nahtlos integrierte DAM-Lösung
- Starke Zeitersparnisse durch Automatisierung sowie ein einfaches Freigabe-Management
- Erstellung von Datenblättern direkt aus dem PIM/DAM heraus
- Steigerung der Datenqualität und generell mehr Kontrolle über die eigenen Daten
- Einsparungen bei der eigenen IT-Infrastruktur durch die Migration auf die Cloud
Implementierung
Den Startpunkt für die Implementierung bildete die Überführung der Media-Assets in das neue DAM-System. Da hier hier bereits eine gute Datenbasis bestand konnte dieser Prozess in wenigen Monaten erfolgreich abgeschlossen werden. Den nächsten wichtigen Schritt bildete der Aufbau einer zentralen Produktdatenbank mit Schnittstellen zum ERP-System. Dafür mussten die vorhandenen Daten gesammelt, konsolidiert, geprüft, in ein neu entwickeltes Datenmodell übertragen und schließlich ins System eingepflegt werden.
Mitte 2020 fiel dann die Entscheidung für die Migration und Implementierung der Contentserv-Cloud-Lösung inklusive Magento Shop-Anbindung in enger Abstimmung mit dem von Contentserv empfohlenen Implementierungspartner SDZeCOM. Dabei wurde das Datenmodell nochmals validiert, es wurden Strukturen, Templates und Workflows erstellt und getestet sowie sichergestellt, dass alle Daten sauber im System vorlagen. Auf dieser Basis konnten Datenblätter in 12 Sprachen automatisiert generiert werden. Ende 2022 konnte dann auch die Anbindung an den Magento-Shop vollständig abgeschlossen werden.
Überzeugende Ergebnisse
Der Einsatz von Contentserv hat sich bereits jetzt als Game-Changer erwiesen: So reduzierte sich der Arbeits- und Zeitaufwand zur Erstellung von Datenblättern auf einen Bruchteil. Dazu hat das Team erstmals die volle Kontrolle über die vorhandenen Daten und sieht auf einen Blick, wo nachjustiert werden muss, um eine optimale Datenqualität zu gewährleisten.
Das DAM dient mittlerweile als zentrale Datenablage für sämtliche Dateien und hat andere Dienste wie Google Drive vollständig abgelöst. Nützliche Features wie die Vererbungsmöglichkeit bei Produktattributen machen das mehrmalige Einpflegen von Attributen obsolet und erleichtern den Mitarbeitern das Alltagsgeschäft.
Nicht zuletzt sorgt der Wechsel in die Cloud für wesentlich weniger Aufwand rund um die eigene IT-Infrastruktur und bietet zugleich mehr Umfang und Leistung dank einer stets aktuellen, skalierbaren Softwarelösung. Weitere Ausbauphasen sind bereits in Umsetzung oder in Planung: So steht unter anderem die Anbindung an die cloudbasierte E-Commerce-Plattform Plentymarkets kurz vor der Fertigstellung. Und nebst Amazon sollen künftig weitere Online-Marktplätze angebunden sowie die weiteren Marken mit ihren Produktinformationen, Asset und Brandvorlagen ins System integriert werden.
