Mit dem Wachstum des Unternehmens kam das bestehende Produktinformationssystem an seine Grenzen. Die Lösung war nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik, wodurch es keine Weiterentwicklungsmöglichkeiten mehr gab.
Eine Integration in vorgelagerte oder begleitende Prozesse, wie beispielsweise die Teilprozesse wie die Artikelanlage oder das Änderungsmanagement wurden über separate Applikationen abgebildet. Finaler Auslöser dafür, dass Häfele 2017 schließlich auf die Suche nach einer neuen PIM-Lösung ging, war das angekündigte End-of-Life des Alt-Systems.
Die Anforderungen
Häfele suchte also nach einem modernen PIM-System, das ihren Ansprüchen als international agierendes und zukunftsorientiertes Unternehmen genügt. Damit verbunden war das Ziel, Häfeles Produktinformationsmanagement und die damit verbundenen Prozesse noch besser auf ein immer digitaler und schneller werdendes Umfeld auszurichten und die weltweite Nutzung der zentralen PIM-Lösung weiter auszubauen. Ganz konkret war es Häfele wichtig, dass
- das PIM-System alle Produktinformationen an einer zentralen Stelle bündelt;
- sich Produktdaten bequem und schnell pflegen lassen;
- der gesamte Produktinformationslebenszyklus End-to-End digital abgebildet ist
- jeder, für den es erforderlich ist und der die entsprechende Berechtigung besitzt, auf die Daten zugreifen kann – überall und jederzeit;
- sich angrenzende Prozesse direkt mit dem PIM verknüpfen lassen;
- die Integration mit SAP reibungslos möglich ist;
- die unterschiedlichen Häfele-Shops ausnahmslos angebunden werden können;
- sich Publikationen – Online wie Print – effizient realisieren lassen.
Nach einer Konzeptions- und Evaluierungsphase von acht PIM-Anbietern, bei der zunächst drei Favoriten auf der Short-List landeten, entschied sich Häfele Ende 2017 letztlich für Contentserv.
Die Implementierung
Im Anschluss an die Produktentscheidung hat sich Häfele im Dialog mit Contentserv schnell für deren Partner Laudert, Spezialist für Produkt- und Markenkommunikation, entschieden. Dieser hat die Software dann im ersten Quartal 2018 implementiert und eingeführt. Auf Unternehmensseite waren beteiligt:
- IT Projects als technische Leitung des Projekts
- Sales Publications als Business Lead im Projekt sowie für die Bereiche Print, Datenmodell, Migration und Workflows
- IT Infrastructure für die Bereitstellung der virtuellen Umgebung
- IT Digital Commerce Solutions für die Shop- seitige Anbindung von Contentserv
- Product Category Management und Data Management, verantwortlich für die Bereiche Artikelanlage und Anbindung von Stammdaten aus SAP
Aufgrund der im laufenden Betrieb bestehenden Abhängigkeiten von der Bestandslösung erfolgte dies in einem mehrstufigen Prozess. Die Implementierung erfolgte in drei Hauptphasen:
Business Release 1: Aufsetzen des Systems, Last- und Performance-Test, Aufbau Datenmodell, Aufbau Schnittstellen zu SAP, Alt- PIM und Shop, erste Datenmigration vom Alt-PIM zu Contentserv, Aktivierung OpenSearch
Business Release 2: Implementierung Artikelanlageprozess, Aufbau MAM- Workflows, Aufbau Basis-Templates für Print-Ausleitung, Ausbau Shop-Schnittstelle, Übersetzungsmanagement mit TMS
Business Release 3: Vollständige Migration, Implementierung Enrichment-Workflow, Fertigstellung Print-Templates, Fertigstellung Shop-Schnittstelle, Implementierung weiterer Exportschnittstellen nach SAP
Nach den Basisschulungen für das Kernteam – insbesondere zum Umgang mit Contentserv und die Durchführung von Printproduktionen, die Laudert durchgeführt hat, fanden die ersten Trainings bei Häfele Deutschland (HDE) und den Häfele Tochtergesellschaften statt. Diese erfolgten im ersten und zweiten Quartal 2021 durch Häfele selbst mit Hilfe von E-Learning-Angeboten und Webinaren. Im Anschluss erfolgte das schrittweise Onboarding von tochterspezifischen Sortimenten in Contentserv und die Umstellung der 32 Häfele Online-Shops. Diese wurde im Zeitraum von 6 Monaten, von Oktober 2021 bis April 2022 erfolgreich durchgeführt.
Heute beherbergt das Contentserv-System bei Häfele ca. 200.000 dokumentierte Artikel und ca. 500.000 Media Assets in 23 Sprachen. In Kombination mit dem Einsatz zahlreicher Module wie z.B. ImportStage, priint comet, DataFlow, BS [i]-flow Konnektor oder dem SAWS Intershop-Konnektor werden verschiedene Anwendungsfälle und Zielformate erfolgreich bedient.
Ergebnisse, die zählen
Natürlich ist ein System-Wechsel immer mit erheblichen Veränderungen verbunden, welchen die Betroffenen in den meisten Fällen zunächst ablehnend begegnen. Doch der Rückhalt für das Vorhaben „One PIM“ seitens der Leitungsebene war von Anfang an da. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein solches Projekt. Heute profitieren rund 300 aktive User im Produkt- und Data Management, Brand Communications und Sales Publications sowie die Häfele Auslandsgesellschaften von einer benutzerfreundlichen Oberfläche, reibungslosen Workflows und intuitiv zu bedienenden Funktionen. Häfele legt nun in Contentserv ganz einfach Artikel an, dokumentiert diese vollumfänglich, kann Produktdaten einfach in die jeweiligen Zielsprachen übersetzen und die Informationen in den Shops oder Print-Erzeugnissen publizieren.
Der Vorteil der neuen Lösung: Alle relevanten Produktdaten liegen in Contentserv und können von dort zu unterschiedlichsten Zwecken abgerufen werden, zum Beispiel für die Erstellung von Produktbroschüren, das Ausspielen von Artikeln in den einzelnen Häfele-Shops und die Vorbereitung von produktbezogenen Marketingaktionen. Zudem sind die Produktinformationen jederzeit einfach zugänglich.
So helfen etwa Smart Documents, ein sehr flexibles Werkzeug zur Erzeugung von Datenblättern, Usern dabei, sich schnell einen Überblick über verfügbare Produktinformationen zu verschaffen. Dashboards sind ebenso ein guter Weg, rollenspezifische Einstiege für die Mitarbeitenden zu bieten und einen schnellen Zugriff auf bestimmte Jobs, Produkte und Assets zu ermöglichen. Auch die String Functions sind für Häfele sehr nützlich, um das Datenmanagement flexibel zu handhaben und Redundanzen in der Pflege zu vermeiden.
Ausblick
Nach dem Upgrade von Contentserv Version CS17 nach CS21 ist das Ziel der beteiligten Teams zunächst, Contentserv im Betrieb zu etablieren und die Plattform im Verbund mit internen Stakeholdern und externen Partnern verstärkt weiterzuentwickeln. Weitere geplante Schritte orientieren sich an der Digitalisierungsherausforderung, der sich Häfele und seine Kunden gegenübersehen. So soll ein Proof of Concept im Bereich Lieferanten-Onboarding entstehen: Das B2B-Unternehmen will die Daten seiner Lieferanten noch besser und effizienter in den eigenen Prozessen nutzen können und so den Aufwand für die Dokumentation der Produkte zu reduzieren. Damit wird Contentserv mehr und mehr zur weltweit zentralen „Single Source of Truth“ für die Häfele-Produktpalette.
