130強の商品グループを抱えるVaro社は、膨大な量の商品データ、画像、翻訳を管理して、企業のウェブサイトやマーケットプレイス、カタログなどの社内外のチャネルに配信する必要がありました。ERPシステム、WMSシステム、カタログ、Excelを利用して商品情報を保存・作成していましたが、品質と承認を適切にチェックする仕組みがありませんでした。データのほとんどはカタログに保存され、ERPシステムに追加された後、Excelファイルで詳細化していました。
Excel、Word、PowerPointの文書の作成にかかる労力をこれまでの70％削減できました。
一元化されたリポジトリがなかったため、データ管理は冗長で、ミスが発生しやすく、時間とコストがかかっていました。また、商品データの多言語展開（最大22言語）は、面倒で大規模なプロセスとなっていたため、翻訳管理にも影響がでていました。そのような状況で、すべてのデータ、追加情報、関連するデジタルアセットの一貫性や透明性を確保し、常に最新の状態にしてすべての出力チャネルで効率的に使用できるようにすることはとても不可能でした。
加えて、社内のチームがサイロ化していたため、商品情報のリクエスト（たいてい顧客からでしたが）に応えるためになんどもやり取りが発生し、時間の浪費とフラストレーションの増大につながっていました。 異なる部署、システム、さらにはローカルドライブにサイロ化された商品情報ストレージにまつわる問題を解決する必要があったのです。こうした課題から、プロセスを自動化・標準化し、商品コンテンツの品質を完全に管理し、遅滞なく市場に提供できるようにする商品情報管理システムを探していました。
要件
同社のメインの要件は、商品情報やデジタルアセットに簡単にアクセスでき、管理し、充実させるための一元化されたソリューションを実装することでした。できれば、そのプラットフォームが多言語に対応し、一貫したブランドを維持するための同社の戦略をサポートすることが望ましいと考えていました。その他の要件は次の通りです。
- 異なる部門や拠点間のコラボレーションを改善する直感的なワークフロー
- 企業のコーポレートデザインに合わせたマーケティング資料のシンプルなローカリゼーション
- 複雑な商品グループの構造と関係を明確かつ簡潔にマッピング
- データ出力に関する条件ベースの承認プロセスの確立
- GS1（DIY、ガーデン、ペット）などの国際的な規則や規制の要求への対応
- 効率的で柔軟な、データとデジタルアセットのエンリッチメントプロセス
- 既存システムとの柔軟な統合
- 情報検索やエラー対応にかかる時間を短縮し、運用コストを最小化
- 統一された商品情報と高いデータ品質基準により、顧客ロイヤルティを向上
実装
2017年に、 Varo社は商品データとメディアデータの管理を行う新しいエンドツーエンド・ソリューションの検討を始めました。最終候補として5つのPIMソリューションに絞り込んだ後、Contentservを選択しました。最初に現状分析を行い、既存システムの状況概要を作成しました。導入の初年度には、いくつかの課題や遅延も発生し、マイルストーンの再調整が必要となりました。この段階では、まだPIMシステムに保存されている商品情報を簡単にエクスポートすることはできず、翻訳を自動化する必要もありました。
Varo社、Parsionate社、Contentservの3社の密接なコラボレーションによって、プロジェクトは大きく進展しました。Parsionate社は、エンドツーエンドのサービスプロバイダーとして戦略的なフレームワークを設定し、全面的な技術導入を頼もしく推進しました。具体的には、新しいプロジェクトの要件定義をまとめる役割を果たしました。Parsionate社のサポートを得て、Varo社は旧バージョンを使用しながらもライブシステムで必要な変更を行っていきました。 前進するためのベストプラクティスを定義し、バリューリスト、PIM構造、DAM構造、ダッシュボード、ワークフローを分析して、信頼性のあるデータ構造を開発しました。標準的なDAM構造が実装され、PIMとDAMの階層は正常に同期されました。
新たなPIMシステムは2021年に稼動し、それ以来、Varo社はシステム機能を強化し続けています。主な機能のひとつが、ContentservのProduct Experience Hubです。これは社内外で幅広く活用されており、統合の管理と実装を容易にしたり、ダイナミックコンテンツを簡素化したり、データを簡単にエクスポートしたり、リアルタイムでデータを同期するために使われています。実装のもう一つの重要な点が、データ品質ルールの実装でした。ワークフローと権限管理を一元的に統合したことで、システム内のプロセスとアクセス権限が設定され、保留中のアクションやタスクもすべて管理されるようになり、効率は大幅に向上しました。
導入効果
Contentservを使用することで、Varo社は、コンテンツ配信のニーズを満たすための単一のソースにアクセスできるようになりました。同時に、デジタルアセットと商品情報のデータ主権を維持し、企業の持つ商品データの統一管理を保証しています。 また、Product Experience Hubの柔軟な設定とユーザーフレンドリーなインターフェイスによって、すべてのシステムに高品質なデータを提供する上で必要なエンドポイントを即座に作成しました。全体として、商品情報の正確性と完全性を85%まで高めることに成功しています。
複雑な商品グループや階層的なデータにもかかわらず、 PIM/DAMの組み合わせは、直感的なデータ構造を通じて、Varo社に効果的なブランドコミュニケーションを提供しています。今ではContentservで簡単にアイテムを作成し、それらを完全に文書化して、すべての翻訳関連タスクを自動化して整理しています。
標準化されたワークフローによって、データ品質だけでなく異なるチャネルへの商品情報のシームレスな配信も保証しています。また、製品紹介を加速することで、市場投入までの時間を短縮し、コストを削減しました。さらに、営業部門はこれまでExcelファイル、Word文書、PowerPointプレゼンテーションの管理に必要だった労力を70%も削減できました。こうした効率化によって、営業担当者は営業戦略や顧客との対話、収益拡大の推進により多くの時間を割くことができるようになりました。
同社はまた、すべてのドキュメントのバージョン管理の可視化を保証しながら、異なる部門に一元的なシステムへの迅速で安全な同時アクセスを提供するという目標も達成しました。現在、約25人のアクティブユーザーが、ユーザーフレンドリーなインターフェース、スムーズなワークフロー、直感的な機能の恩恵を受けています。プロセスを自動化することで、手作業を大幅に削減することができました。現在、PIMシステムですべてのユーザーマニュアルの作成を自動化し、属性、画像、数字などから情報を抽出して21カ国語のWordテンプレートを作成しています。
最近では、進化する消費者の需要に応えるため、製品パッケージにQRコードを取り入れました。こうした二次元バーコードによって、消費者に追加情報をオンラインで提供しています。新しいパッケージをデザインする際に、Varo社はContentservのQRコードジェネレーターを使用して、2次元バーコードに記号化された高度な商品データの力を活用することを決めました。現在、消費者はスマートフォンでQRコードをスキャンして様々なマルチメディア形式の情報を即座に受け取ることができるため、魅力的なデジタル体験につながっています。これらの大容量バーコードには、GS1 GTINだけでなく、製品のバッチ番号、シリアル番号なども含まれています。
