Gartner définit la gouvernance des données comme suit : « la spécification des droits de décision et d’un framework de responsabilités assurant un comportement approprié en matière de valorisation, de création, d’utilisation et de contrôle des données... ». En clair, la gouvernance des données permet aux organisations de gérer, d'utiliser et de protéger leurs données et les aide à se conformer aux réglementations en vigueur.
Les actifs numériques, images, vidéos et informations texte associées, sont bien sûr une forme de données. La gouvernance des données doit donc être une composante essentielle de la stratégie de gestion des actifs numériques (DAM) de l’entreprise. Elle garantit une gestion sécurisée et efficace de cette stratégie et veille à ce qu'elle reste en phase avec les stratégies et les objectifs généraux de l'entreprise.
Source unique de vérité
Une stratégie de gouvernance des données est essentielle pour gérer les actifs numériques de l’entreprise. En définissant la manière dont ces actifs sont créés, stockés, partagés et, en dernier ressort, éliminés, une entreprise est à même d’en garantir l'exactitude, l'exhaustivité et la cohérence. Un framework de gouvernance des données bien planifié couvre les rôles et les responsabilités stratégiques, tactiques et opérationnels. Il définit clairement les rôles relatifs à des actifs particuliers. Il veille à ce que la responsabilité et l'obligation de rendre compte soient respectées dans toute l'organisation.
Une stratégie efficace de gouvernance des données fournit une vue cohérente et une terminologie commune pour les actifs numérique. Ils peuvent tous être balisés pour assurer une identification et une extraction rapides et simples. Si chaque personne ayant accès à ces actifs les balisait elle-même en utilisant un nom de son choix, le système s'effondrerait rapidement. Il serait pratiquement impossible de retrouver un actif donné. Une gouvernance est donc nécessaire pour garantir un balisage cohérent de tous les actifs. Cette gouvernance doit utiliser un système prescrit de normes pour le vocabulaire, la taxonomie et les métadonnées.
Une stratégie de gouvernance des données spécifie également le mode de stockage des actifs. Établir une « source unique de vérité » réduit le risque d'erreurs découlant par exemple de la diffusion de multiples versions des données. Cette source unique peut également apporter à l’entreprise une précieuse carte de ses données. En fournissant à toutes les parties prenantes une vue à 360 degrés des actifs clés, elle apporte une compréhension de leur emplacement précis et de leur finalité. Elle les rend beaucoup plus faciles à utiliser et il est plus simple de les associer à des résultats d’entreprise mesurables. De plus, rendre les actifs et leurs informations associées faciles à trouver et à consulter améliore considérablement la rapidité et la simplicité des rapports de conformité. Une telle démarche optimise en outre les processus internes utilisant ces actifs.
Gestion et qualité des données
Les actifs numériques d'une entreprise n'existent pas de manière isolée. Une grande quantité de données est nécessaire pour éclairer les décisions relatives à leur utilisation et à leur gestion, tout au long de leur cycle de vie. Mais pour que ces actifs - et les données qui les accompagnent - soient utilisables, une forme de contrôle et de cohérence est nécessaire.
Une stratégie de gouvernance des données est fondamentale à cet égard. Elle précise comment ces actifs sont balisés, où ils sont stockés, qui peut les consulter, qui peut les modifier et les partager et combien de temps ils seront conservés. Il existe un autre aspect de la gouvernance des données qui améliore considérablement la gestion des données d'une entreprise. La gouvernance des données permet en effet d’établir des codes de conduite et les meilleures pratiques. Elle garantit que les préoccupations relatives à des domaines tels que le droit, la sécurité et la conformité sont traitées de manière cohérente. La mise en œuvre de la gouvernance des données n’est cependant pas toujours simple.
Fournissant les bons outils pour stocker et gérer tous les actifs numériques, un bon système DAM est essentiel pour une gouvernance efficace des données, dans toute l'entreprise. Un système DAM garantit en outre l'exactitude, l'exhaustivité et la cohérence des données relatives aux actifs numériques, ce qui améliore considérablement leur qualité.
Une solution DAM peut appliquer des règles et des politiques de gouvernance de données aux actifs numériques dans toute l'entreprise. Elle permet d’indiquer comment ces actifs doivent être traités, stockés, utilisés et éliminés. Cette approche crée un référentiel d'informations qui sert de source unique de vérité pour toutes les fonctions de l'entreprise. Avec une stratégie de gouvernance des données, vous savez toujours exactement de quels actifs vous disposez, où ils se trouvent, qui y accède et pourquoi, ce qui vous permet de tirer une réelle valeur de vos actifs numériques.
