Über tegut...
tegut... ist eine 1947 gegründete Lebensmitteleinzelhändler mit Sitz in Fulda, Deutschland. tegut... Supermärkte bieten ein breites Sortiment an Frisch- und Markenartikeln, Feinkost, regionalen Lebensmitteln, Tiefkühlprodukten, Zeitschriften und Drogerieartikeln in allen Preislagen. Mit 280 Filialen in sechs Bundesländern beschäftigt tegut... über 7.000 Mitarbeiter und erwirtschaftete im Jahr 2020 einen Nettoumsatz von über einer Milliarde Euro.
Die Herausforderung
tegut... erstellt Flyer und Werbeplakate im Wochenrhythmus, um sein aktuelles Produktangebot zu bewerben. Das Unternehmen verwaltet dabei mehrere Werbematerialien mit unterschiedlichen Reifegraden gleichzeitig und nutzte bisher eine hauseigene Kampagnenmanagement-Software, um Kampagnen und Werbeaktionen zu planen. Diese Software war jedoch veraltet und konnte die Anforderungen von tegut... nicht mehr erfüllen. Kreative Prozesse wurden von externen Dienstleistern und Agenturen unter Verwendung von Produktdaten aus dem ERP-System durchgeführt, während die Bewerbung auf der Homepage des Unternehmens eigenständig erfolgte. Die weitgehend manuellen Prozesse waren aufgrund von Medienbrüchen, komplexen Abstimmungsprozessen und einer hohen Anzahl von Vor-Ort-Terminen sehr zeit- und kostenintensiv.
Aus diesem Grund wollte tegut... seine internen Prozesse für ein effizienteres und transparenteres Management von Produktinformationen und digitale Assets optimieren. Außerdem wollte der Lebensmitteleinzelhändler eine Lösung, die sich in seine neue performantere Kampagnenmanagement-Software (ASW) integrieren lässt und gleichzeitig mit den Systemen der externen und internen Beteiligten aus Marketing Services, Werbung, Bestandsmanagement und Einkauf zusammenarbeitet.
Anforderungen
tegut... benötigte eine integrierte zentrale Plattform für die Verwaltung von Produktinformationen und die Koordination von Publikationsprozessen – ohne Medienbrüche. Die Lösung musste Folgendes unterstützen:
- Hochautomatisierter systemgestützter Werbemittelprozess, auch für Sonderflyer
- Effiziente Planung und Erstellung von wöchentlichen Flyern mit einer Auflage von ca. 3,1 Millionen
- Hohe Prozesstransparenz für komplexe Abläufe, um die derzeitige Vorlaufzeit von 12 Wochen zu reduzieren
- Intuitiver Ansatz zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit Agenturen statt Vor-Ort- Terminen
- Workflow- und aufgabenorientiertes Zusammenspiel der Abteilungen Einkauf, Bestandsmanagement, Marketing Services und Werbung
Implementierung
tegut... entschied sich für Contentserv und integrierte es nahtlos in ASW als zentrale Plattform für Daten-, Medien- und Designprozesse. Abteilungen wie Marketing Services, Werbung und Einkauf arbeiten mit dem System und verwalten Produkte, Bilder und Layouts. Contentserv ermöglicht ihnen den Zugriff auf externe Quellen und interne Systeme sowie auf deren fotografische Inhalte über eine zentrale Plattform. Produktstammdaten aus dem ERP und Aktionsgruppenaus dem ASW werden in Contentserv um Marketing-relevante Informationen (Texte, Bildreferenzen) sowie die weitere Aktionsgruppen-Konfigurationen (Sortimente und Variantenhandling) angereichert. Die Aufgabenstellungen an den zu implementierenden Workflow waren äußerst komplex, da unterschiedliche Anforderungen aus verschiedenen Bereichen unter einen Hut gebracht werden mussten.
Aus diesem Grund musste tegut... insbesondere den hochkomplexen Anforderungen des Lebensmitteleinzelhandels gerecht werden und somit Transparenz und Flexibilität in der Produktplanung gewährleisten. Contentserv erfüllt diese Anforderung durch sein intuitives Workflow-Management, da es den Anwendern ermöglicht, den Stand aller Produktdaten vor der Veröffentlichung zu sehen.
Ergebnisse, die zählen
Mit Contentserv erreichte tegut... seine Anforderung, ein zentrales System für alle Produktinformationen zu etablieren. Die Abteilungs- und Regionen-übergreifende Zusammenarbeit verbesserte sich, da die Arbeitsabläufe optimiert wurden, was zu einem effizienten Aufgabenmanagement und einer konsistenten und vollständigen Datenausgabe führte. Dies wirkt sich auch auf die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter und den Abstimmungsaufwand mit den Agenturen aus, da die Prozesszeiten und -aufwände stark reduziert wurden.
“Die Arbeitsprozesse konnten durch den Einsatz von Contentserv effizienter und einfacher gestaltet werden. Dies wurde durch die Unterstützung von workflowbasierten und integrativen Lösungsansätzen erreicht.”
Jörg Apel, IT-Management