Enterprise Content Management (ECM)

Une solution ECM, aussi appelée Gestion de Contenu d’Entreprise, aide les organisations à stocker, gérer et distribuer des documents critiques non structurés, tels que les factures et les relevés de compte.

Use case ECM

  • Fabricant d’hélicoptères

Un des plus grands fabricants d’hélicoptères avait besoin de consolider et de formater des documents volumineux et de générer facilement son carnet de maintenance de plus de 800 pages. Les données étant stockées dans près de 400 instances et systèmes différents, l’enregistrement et la compilation des informations dans un seul document semblaient impossibles jusqu’à ce qu’ils utilisent une solution ECM.

  • Opérateur téléphonique

Un opérateur téléphonique voulait améliorer son expérience client surtout en ce qui concerne les factures mensuelles. Elle a utilisé une solution ECM pour consolider et mettre en forme des informations telles que l’utilisation (SMS et appels téléphoniques), le profil (données personnelles), le marketing (points de fidélité) et les informations juridiques. Grâce à l’ECM, la compagnie de téléphone a pu personnaliser toutes les informations envoyées mensuellement à ses clients.

 

Gestion des données produit (PIM) et Gestion des Ressources Multimedia (DAM)

Une solution PIM, Product Information Management en anglais, permet aux organisations de centraliser, gérer et distribuer efficacement toutes les informations relatives aux produits sur tous les canaux de distribution et de communication.

Les entreprises disposent généralement de volumes de données techniques et commerciales sur les produits dans des formats différents et stockés à de multiples endroits. Grâce à la capacité de modélisation des données du PIM, toutes les données sur les produits peuvent être normalisées, organisées et catégorisées. Les données produit peuvent ensuite être consolidées dans un seul dépôt , ce qui permet la distribution de données précises sur les produits à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation.

Use case PIM/DAM

  • L’industrie alimentaire

L’industrie alimentaire, très réglementée, a des exigences complexes en matière d’information sur les produits. Par exemple, les marques sont tenues de déclarer la chimie, la composition et les ingrédients de l’article. Elles doivent également être mises à la disposition des marchés internationaux et locaux. Grâce à la capacité de modélisation des données dans le PIM, les marques peuvent créer des classifications et des catégories, tout en garantissant l’exactitude et la pertinence des informations produit. Si elles sont présentes dans plusieurs pays, les marques peuvent automatiquement traduire et localiser le contenu pour répondre aux attentes des clients.

Une solution DAM, en revanche, permet aux marques de centraliser le stockage et la gestion des ressources numériques telles que les images, vidéos, etc. Cela permet aux équipes de création/marketing de rechercher, d’enrichir et de distribuer les ressources numériques en toute sécurité.

La plateforme centrale permet d’améliorer les processus et d’accélérer la collaboration créative sur les campagnes publicitaires et autres activités de marketing.

Le PIM et le DAM sont des solutions complémentaires. Toutes les informations sur les produits que les marques gèrent et enrichissent dans le PIM peuvent être facilement associées au contenu du DAM.

 

Gestion électronique des documents (GED)

La GED permet aux organisations de stocker, de gérer et de suivre les documents et images électroniques. C’est une solution qui accélère la numérisation des documents, mettant ainsi fin à des processus archaïques et garantissant la conformité juridique. C’est une solution pertinente en Europe, car les gouvernements exigent des agence de conseil d’envoyer des documents juridiques et sensibles (par exemple, contrats, fiches de paie, etc.) via une solution GED pour des raisons de sécurité.  La gestion électronique des documents est souvent associée à des signatures ou des certifications électroniques.

Use case GED

  • Sécurité numérique

Aujourd’hui, les courriers électroniques sont considérés comme des preuves intangibles. Cependant, les courriels peuvent être altérés ou falsifiés. La GED peut résoudre ce problème grâce à des échanges sécurisés et à la gestion des versions des documents. Quant aux fiches de paie, elles peuvent être dématérialisées et stockées électroniquement.

  • Systèmes fiscaux

Le système fiscal français permet aux entreprises de dématérialiser des documents à condition de répondre à de nombreuses contraintes telles que l’archivage dans des lieux spécifiques. La GED permet aux entreprises de numériser des documents et de résoudre les contraintes légales par la mise en conformité.

 

Là où les quatre solutions convergent

L’ECM s’occupe des données transactionnelles, le PIM et le DAM s’occupent des données produit et la GED numérise et sécurise les documents. Tous ces systèmes promeuvent des référentiels uniques, offrant la possibilité de centraliser, gérer, protéger et distribuer les données. Ils peuvent aider les organisations à accroître leur productivité, leur efficacité et la qualité des données, ce qui permet d’accélérer la mise sur le marché. Ils contribuent également à réduire les coûts et les délais, ainsi qu’à simplifier le respect des certifications et des réglementations.

CS Author May Arevalo

Marketing Specialist

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