Au fur et à mesure du développement de l’entreprise, le système existant de gestion des informations sur les produits montrait de plus en plus ses limites. La solution n'était plus à la pointe de la technologie, ce qui signifiait qu’il n’y avait plus aucune possibilité de développement.
L’intégration avec les processus en amont ou connexes, par exemple les sous-processus tels que la création d’articles ou la gestion des modifications, était gérée à l’aide d’applications distinctes. Le dernier élément déclencheur qui a finalement poussé Häfele à chercher une nouvelle solution PIM en 2017 a été l’annonce de la fin de vie de l’ancien système.
Les exigences
Häfele cherchait donc un système PIM moderne qui répondrait à ses besoins en tant qu’entreprise internationale tournée vers l’avenir. L’objectif était d’aligner efficacement la gestion des informations sur les produits de Häfele et les processus associés sur un environnement évoluant rapidement et de plus en plus numérique, et d’étendre l’utilisation de la solution PIM centrale dans le monde entier. Concrètement, il était important pour Häfele que :
- Le système PIM centralise toutes les informations sur les produits
- Les données sur les produits puissent être mises à jour facilement et rapidement
- L’ensemble du cycle de vie des informations sur les produits puisse être cartographié numériquement de bout en bout
- Toute personne ayant besoin d’accéder aux données, et ayant l’autorisation appropriée, puisse accéder aux données, à tout moment et n’importe où
- Les processus annexes puissent être liés directement à la PIM
- Une intégration fluide avec SAP soit possible
- Les différents magasins Häfele puissent être connectés sans exception
- Les publications (à la fois en ligne et imprimées) puissent être réalisées efficacement
Après une phase de conception et d’évaluation de huit fournisseurs de solutions PIM, au cours de laquelle trois fournisseurs ont été présélectionnés, Häfele a finalement choisi Contentserv fin 2017.
L’implémentation
Suite à cette décision, en concertation avec Contentserv, Häfele a rapidement sélectionné son partenaire Laudert, spécialiste de la communication produit et marque. Celui-ci a ensuite mis en place et déployé le logiciel au cours du premier trimestre 2018. Du côté de l’entreprise, les services suivants ont été mobilisés :
- Projets informatiques en tant que chef de projet technique
- Publications commerciales en tant que responsable commercial du projet ainsi que de l’impression, du modèle de données, de la migration et des flux de travail
- Infrastructure informatique pour la fourniture de l’environnement virtuel
- Solutions informatiques pour le commerce numérique, pour la connexion côté boutique de Contentserv
- Gestion des catégories de produits et Gestion des données, en tant que responsables de la création d’articles et de la connexion des données de référence depuis SAP
En raison des dépendances à l’égard de la solution existante, cela a été réalisé en plusieurs étapes. L’implémentation s’est déroulée en trois phases principales :
Phase 1 : mise en place du système, tests de charge et de performance, mise en
place du modèle de données, mise en place des interfaces avec SAP, l’ancien
système PIM et la boutique, première migration de données de l’ancien système PIM
vers Contentserv, activation d’OpenSearchh
Phase 2 : mise en place du processus de création d’articles, configuration des flux de
travail MAM, configuration des modèles de base pour la sortie d’impression,
extension de l’interface de la boutique, gestion des traductions avec TMS
Phase 3 : migration complète, mise en place du flux de travail d’enrichissement,
finalisation des modèles d’impression, finalisation de l’interface de la boutique, mise
en place d’autres interfaces d’exportation vers SAP
Après la formation de base dispensée par Laudert à l’équipe principale (notamment
sur l’utilisation de Contentserv et la réalisation des impressions), une formation
complémentaire a été dispensée chez Häfele Germany (HDE) et dans les filiales de
Häfele. Celle-ci a été dispensée au premier et au deuxième trimestre 2021 par
Häfele elle-même, via des activités d’apprentissage en ligne et des webinaires. Elle a été suivie de l’importation étape par étape des gammes spécifiques des filiales
dans Contentserv et de la conversion des 32 boutiques en ligne de Häfele. Celle-ci a
été menée à bien sur une période de 6 mois, d’octobre 2021 à avril 2022.
Aujourd’hui, le système Contentserv de Häfele héberge environ 200 000 articles
documentés et environ 500 000 actifs multimédias en 23 langues. En combinaison
avec l’utilisation de nombreux modules tels que ImportStage, priint:comet,
DataFlow, le connecteur BS [i]-flow ou le connecteur SAWS Intershop, différents
cas d’utilisation et formats cibles sont pris en charge.
Des résultats qui comptent
Bien sûr, un changement de système est toujours un bouleversement considérable
et, dans la plupart des cas, les personnes concernées le rejettent dans un premier
temps. Mais le soutien apporté par la direction au projet « One PIM » était évident
dès le début, et fut un facteur déterminant pour la réussite d’un tel projet.
Aujourd’hui, environ 300 utilisateurs actifs dans les services Gestion des produits et
des données, Communication de marque et Publications commerciales, ainsi que
dans les filiales étrangères de Häfele, bénéficient d’une interface conviviale, de flux
de travail fluides et de fonctionnalités intuitives. Häfele crée désormais facilement
des articles dans Contentserv, les documente entièrement, peut facilement traduire
les données sur les produits dans les langues cibles appropriées et publier les
informations dans les boutiques ou des publications imprimées.
L’atout principal de la nouvelle solution : toutes les données utiles sur les produits
sont stockées dans Contentserv et sont accessibles à tout moment à différentes fins,
telles que la création de brochures produits, la présentation d’articles dans les
différentes boutiques Häfele et la préparation de campagnes marketing pour les
produits.
Par exemple, Smart Documents, un outil très flexible pour générer des fiches
techniques, permet aux utilisateurs d’obtenir rapidement une vue d’ensemble des
informations disponibles sur les produits. Les tableaux de bord constituent
également un excellent moyen pour les employés d’obtenir des points d'entrée
spécifiques à leur rôle et d’accéder rapidement à des tâches, produits et actifs
spécifiques. Les fonctions de chaîne sont également un moyen très utile pour Häfele
de gérer les données de manière flexible et d’éviter les redondances.
Perspectives
Après la mise à niveau de la version CS17 de Contentserv vers CS21, l’objectif initial
des équipes impliquées est de rendre Contentserv opérationnel et de développer
davantage la plateforme en coopération avec les parties prenantes internes et les
partenaires externes. D’autres étapes prévues doivent aider Häfele et ses clients à
relever le défi de la numérisation. Cela aboutira à une preuve de concept dans le
domaine de l’importation fournisseur : l’entreprise B2B souhaite pouvoir utiliser
encore mieux et plus efficacement les données de ses fournisseurs dans ses propres
processus et réduire les efforts nécessaires à la documentation des produits.
Contentserv devient ainsi de plus en plus la « source unique de vérité » pour la
gamme de produits Häfele dans le monde entier.
